Équipes nomades, décentralisées ou pluridisciplinaires, télétravail ou travail hybride... dans les Entreprises de Services Numériques (ESN), les méthodes de travail et de collaboration évoluent rapidement. Paradoxalement, la digitalisation des usages a tendance à créer une distance entre les salariés au sein d'une même entreprise.
Pourtant, un bon niveau de communication interne est essentiel pour favoriser l'émergence de valeurs telles que l’innovation, la créativité ou l’agilité au sein de votre entreprise. Bien plus, les ESN qui n’adoptent pas les bons outils en 2024 risquent de voir leur productivité et compétitivité diminuer dans un marché hautement concurrentiel.
Ainsi, une récente étude révèle que "60% des collaborateurs en ESN déplorent l’absence de partage de connaissances, et 72% mettent en cause l’absence d’outils adaptés".
La crise du Covid-19 a amplifié ces enjeux, mettant en lumière l'importance des outils numériques, de productivité et collaboratifs. Cependant, de nombreuses solutions se sont révélées être de simples gadgets.
→ Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons sélectionné 5 solutions spécialement conçues pour aider vos collaborateurs à faire avancer leurs projets de manière plus productive et efficace.
1 - Mieux communiquer entre collègues avec Slack
Qui n’a jamais utilisé Slack dans un environnement professionnel ? Avec pour objectif affiché de “Rendre votre vie au bureau plus simple, plus agréable et plus productive”, cette plateforme de communication collaborative s’est rapidement imposée comme l’un des outils de communication préférés des ESN .
Principal atout ? Sa capacité à centraliser et à suivre les tâches, les projets et les discussions sur une plateforme unique dont l’interface intuitive permet une prise en main très rapide.
👍 C’est un pari réussi puisque Slack, qui fonctionne en mode SaaS, compte aujourd'hui plus de 10 millions d'utilisateurs quotidiens qui se connectent depuis leur ordinateur ou leur smartphone pour partager des informations avec leurs collègues, leurs clients, leurs sous-traitants ou partenaires.
Comment fonctionne Slack ?
Slack propose trois méthodes principales de communication :
1 - Les canaux thématiques (ou channels) : Ces canaux sont conçus pour organiser des conversations avec un groupe de collaborateurs ou une équipe projet au sein de votre ESN. Vous pouvez créer des canaux pour des thématiques spécifiques en utilisant des hashtags, tels que "#innovation", "#veille-concurrentielle" ou "#Test-API-projet-XYZ", pour cibler les discussions.
2. Les canaux privés : Ces canaux sont utilisés pour des discussions spécifiques entre des membres de l'équipe restreinte, par exemple entre managers. Ils sont très pratiques pour organiser des sessions de brainstorming de manière asynchrone.
3. Les messages individuels : Slack permet également d'envoyer des messages privés et directs à un collègue spécifique, pour des échanges plus confidentiels et directs.
Quels sont les autres atouts de Slack ?
Slack est si facile à utiliser que certaines ESN ont décidé de ne plus envoyer d’e-mails en interne !
- En plus de faciliter les échanges au sein d’une ESN, Slack offre des fonctionnalités similaires à celles des réseaux sociaux et permet d'archiver les conversations et les fichiers. Cela facilite la recherche ultérieure de documents en fonctionnant un peu comme une boîte de réception de type Gmail.
- Slack permet également de partager divers contenus tels que des documents texte, des images, des photos, des GIF, des vidéos, des PDF et des extraits de code, au sein des groupes ou en direct. Vous pouvez ainsi partager des informations et des fichiers de manière rapide et efficace avec vos collaborateurs sans spammer toute l’équipe.
💡 Enfin, Slack est compatible avec d'autres outils que vous utilisez peut-être déjà, tels que Trello, Dropbox ou Google Drive, etc. En d'autres termes, Slack peut servir de hub central pour regrouper l'ensemble de vos communications professionnelles.
2 - Une collaboration plus fluide avec Notion
Notion est une solution polyvalente et intuitive pour le partage des connaissances et la collaboration au sein d’une ESN. Cette plateforme no-code offre une approche modulaire et flexible, permettant à vos équipes de créer des espaces de travail personnalisés adaptés à leurs besoins spécifiques.
→ Avec Notion, vous pouvez centraliser vos documents, formaliser vos processus et collaborer en temps réel , le tout sur une interface conviviale.
Les outils de communication intégrés favorisent la collaboration et le partage d'idées au sein des équipes.
Pourquoi utiliser Notion dans une ESN ?
Notion se distingue par son incroyable flexibilité dans la structuration de l'information.
- Avec la possibilité de créer des bases de données, des tableaux de bord personnalisés et des pages interactives, l'expérience ressemble presque à celle de concevoir un site web en quelques clics, sans avoir besoin de compétences particulières en développement informatique.
- En tant qu'utilisateur régulier, j'ai parfois l'impression de me retrouver dans le film Matrix, en train de modeler mon environnement de travail selon mes besoins.
- Mais surtout, Notion propose une approche personnalisable et collaborative qui permet à différentes équipes de centraliser toutes leurs données et de travailler de manière plus efficace. Cette approche réduit les silos d'information, favorise la transparence et le partage en temps réel.
👍 De plus, l'engouement pour Notion a catalysé tout un écosystème d'acteurs qui enrichissent l'outil en y ajoutant des fonctionnalités. Des créateurs ont ainsi développé des modèles, également appelés templates, (Wiki, gestion de projet, dashboard, diagramme de Gantt) adaptés à presque tous les usages dont la plupart sont gratuits.
3 - Optimiser les développements informatiques avec Jira
Jira est un outil de développement logiciel largement utilisé s Entreprises de Services Numériques (ESN). Cette plateforme fournit une gamme complète d'outils pour la planification, le suivi et la gestion efficace des développement logiciel.
Jira permet de travailler en méthodologie agile en offrant des fonctionnalités telles que les tableaux Kanban et Scrum, la gestion des tickets, le suivi des bugs, la gestion des versions et la gestion des Sprints, très utilisés par les sociétés de services.
→ Grâce à Jira, les équipes techniques des ESN peuvent créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre le progrès des activités, fixer des délais, attribuer des tâches et favoriser une collaboration efficace en temps réel.
Pourquoi les ESN utilisent-elles Jira ?
La grande force de Jira réside dans son efficacité et sa capacité à booster la productivité des équipes informatiques. équipes peuvent personnaliser leurs workflows, ajouter des étapes de progression, des tâches ou des critères de validation.
→ Les équipes peuvent suivre de près l'évolution de leur productivité grâce à des fonctionnalités de suivi du temps et de rapports de performance en temps réel, notamment des graphiques Burnup/Burndown, des rapports de sprint et des graphiques de vélocité.
→ L'automatisation intégrée permet également, par exemple, de notifier les personnes lorsque les tâches sont transférées ou de planifier la clôture des questions si le retour d'information n'est pas fourni dans un délai donné.
→ Enfin, Jira s'intègre facilement avec d'autres outils de développement logiciel tels que GitHub, Bitbucket et Confluence, ce qui en fait une solution complète pour les équipes de développement informatique.
👍 Jira est un outil puissant pour optimiser les développements informatiques au sein des ESN et booster la productivité des équipes techniques.
4 - Booster la performance opérationnelle avec Karanext
Karanext est une plateforme ERP moderne et modulaire spécialement conçue pour les ESN. La solution simplifie la gestion globale des ESN en intégrant des fonctionnalités transverses à l’entreprise comme la gestion des ressources humaines, la facturation, la comptabilité, la gestion des projets au forfait et en régie, ou encore le suivi de la rentabilité.
Combinant ergonomie, flexibilité et innovation, Karanext révolutionne l'ERP pour les entreprises de services de par son approche par modules permettant un déploiement progressif et une tarification flexible.
La solution favorise une amélioration significative de la performance opérationnelle des ESN en permettant de :
- Centraliser les données de l’entreprise pour faciliter leur analyse.
- Améliorer la productivité des équipes en automatisant certaines tâches.
- Optimiser l’allocation des ressources.
- Prendre des décisions éclairées grâce à une vision globale en temps réel de l’activité de l’entreprise.
😡 Dans l’imaginaire collectif, les ERP sont souvent perçus comme des boîtes noires, des outils difficiles à utiliser au quotidien. Mais ces temps sont désormais révolus.
😀 Les ERP traditionnels, aux interfaces trop complexes et peu adaptées aux besoins spécifiques de chaque département d’une ESN, ont progressivement laissé place aux ERP modernes, partisans d’une approche modulaire souvent qualifiée de révolutionnaire en termes de flexibilité et d’efficacité. C’est la force de l’approche de l’ERP Karanext qui propose :
- Des interfaces dédiées à chaque département pour une prise en main plus rapide et intuitive, en se concentrant sur les fonctionnalités dont chaque utilisateur a vraiment besoin.
- Un déploiement "brique par brique" (ERP, CRM, RH…) qui ne prend que quelques jours et facilite ainsi l'adoption à la fois rapide et progressive de l'ERP.
- Le fait de ne payer que pour les fonctionnalités utilisées est un facteur de réduction des coûts significatifs pour une ESN.
Pourquoi les ESN utilisent-elles Karanext ?
Karanext offre une plateforme intégrée conçue pour optimiser la gestion d’entreprise des ESN, notamment grâce à :
- Une gestion de projet et suivi d'affaires améliorée : Développée spécifiquement pour les besoins des ESN, la solution simplifie la gestion des projets en régie et au forfait, améliorant l’allocation des ressources, le suivi de l’avancement, et la rentabilité des projets.
- Une gestion des ressources humaines plus efficace : Grâce à son module RH intégré, Karanext enrichit l’expérience collaborateur avec un portail collaboratif et des fonctionnalités RH avancées, telles que la gestion des congés et des notes de frais.
- Une relation client et fournisseur renforcée : Le module CRM permet aux ESN d’améliorer significativement leurs relations avec clients et fournisseurs, favorisant ainsi la fidélisation et le développement des affaires.
Les automatisations poussées offertes par la solution entraînent une réduction significative du temps administratif dédié aux projets, avec une diminution par trois du temps consacré à ces tâches selon les témoignages des ESN.
🧩 Créée il y a deux ans, Karanext est spécifiquement développée pour les entreprises de services, telles que les ESN, les bureaux d'études, les sociétés de conseil et les CGP. L’ ERP associe une interface ergonomique à une approche modulaire permettant d’améliorer grandement la productivité et le retour sur investissement des ESN.
Lire aussi >>> Comment trouver le meilleur ERP pour votre société de services ? <<<
5 - Automatiser les tâches avec Zapier
Prises indépendamment, les nombreuses applications web utilisées au sein d’une ESN (messagerie, planning, analytics) sont toutes très utiles. Mais tout serait bien plus pratique si ces applications étaient connectées, si elles pouvaient communiquer entre elles.
C’est justement ce que propose Zapier ! L’application répond à la problématique de l'automatisation des tâches en intégrant les différentes applications utilisées par une entreprise au sein de workflows spécifiquement adaptés à ses besoins.
→ En connectant ces applications entre elles, Zapier facilite le transfert d'informations et l'exécution d'actions successives d’une application à l’autre sans nécessiter de programmation complexe.
Au sein d’une ESN, il est par exemple possible :
- D’automatiser le processus de gestion des leads en intégrant les informations provenant d'un formulaire de contact Linkedin Ads avec votre outil de marketing automation et de programmer l’envoi d’un email de confirmation.
- D’automatiser le processus de gestion des candidatures pour vos offres d'emploi en déclenchant l’envoi d’un e-mail de confirmation au candidat ainsi que d’une notification sur Slack à un responsable opérationnel. Et ainsi de suite.
Pourquoi utiliser Zapier ?
- À l’instar de Notion, Zapier est un outil “no-code”, qui ne nécessite donc aucune compétence technique. Les workflows ou flux d’automatisation sont très simples à créer même pour les néophytes, nul besoin de faire appel à un développeur.
- L’automatisation permise par Zapier libère du temps pour l’exécution de tâches à forte valeur ajoutée. C'est aussi un moyen de réduire certains risques d’erreur et d’oubli, ainsi que de diminuer le stress des équipes.
- Gmail, Slack, Trello, Asana, Notion…la liste des applications que vous pouvez connecter avec Zapier est presque infinie.
- Zapier propose également une liste de workflows préconçus sous forme de templates dans lesquels vous n’avez plus qu’à piocher.
Aujourd'hui, les ESN ont accès à une variété d'outils flexibles, modulaires et innovants conçus pour dynamiser leur productivité. Face à une concurrence toujours plus forte, l'adoption des solutions les plus adaptées devient cruciale pour stimuler la croissance des ESN. Notre sélection des 5 outils de productivité et collaboration est faite pour optimiser vos opérations et faciliter votre transition vers une digitalisation réussie.
Pour en savoir plus sur la solution Karanext, demandez une démonstration ou testez la solution gratuitement !
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