Selon Deloitte, dans leur enquête Global Human Capital Trends, près de 70 % des entreprises considéraient la construction d'une expérience RH intégrée et digitale comme importante ou très importante.
Dans un monde où la digitalisation prend de l'ampleur à grande vitesse, la gestion des ressources humaines ne reste pas en marge. Les entreprises, petites et grandes, sont à la recherche de solutions efficaces pour faciliter la communication, la gestion et le suivi des collaborateurs. Dans cette quête, le "portail RH", autrement nommé "portail collaborateur", se démarque comme un concept phare.
Mais comment s'y retrouver parmi la pléthore d'options, allant des solutions vieillissantes telles que Sharepoint, aux outils dédiés uniquement à la prise de congés ou encore face à la fragmentation des canaux de communication comme Facebook et WhatsApp ?
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1. L'évolution du portail RH : de Sharepoint aux solutions spécialisées
Il fut un temps où Sharepoint dominait le marché des portails d'entreprise. Complet, polyvalent, mais souvent perçu comme peu attractif, cette solution a marqué une génération d'entreprises. Toutefois, avec l'arrivée de nouvelles solutions plus spécialisées, le choix est devenu plus complexe.
Selon une étude récente, 57% des entreprises ressentent le besoin de renouveler leurs outils RH pour répondre aux attentes modernes.
2. La prolifération des canaux : un défi pour les RH
À l'ère digitale, les entreprises plongent dans l'abondance des réseaux sociaux et applications de messagerie pour rester connectées. Bien que ces plateformes amplifient la communication et la collaboration, elles entraînent aussi un éparpillement de l'information, rendant la tâche ardue pour les collaborateurs qui cherchent à discerner les informations clés.
Avec 65% d'entre eux ressentant une surcharge d'information, les équipes RH se trouvent face à un défi majeur : simplifier et canaliser cette communication. Cette situation souligne l'importance pour les RH de prioriser et d'optimiser l'utilisation des canaux, tout en formant les collaborateurs pour naviguer efficacement dans ce paysage numérique.
En plaçant l'expérience collaborateur au cœur de leurs préoccupations, les RH peuvent transformer ce défi en une opportunité, renforçant l'efficacité et la cohérence de la communication interne.
3. Le manque d'intégration avec les applications métiers
Un des enjeux cruciaux de la mise en œuvre d'un portail RH réside dans sa capacité à s'imbriquer harmonieusement avec l'écosystème technologique existant de l'entreprise. Les outils RH ne sont pas des îlots isolés ; ils interagissent, ou du moins, ils devraient le faire, avec une multitude d'autres applications et systèmes.
- L'importance de l'intégration: L'efficacité d'un portail RH ne se mesure pas seulement à sa capacité à exécuter ses propres fonctions mais également à faciliter les processus métiers par une intégration transparente. Une intégration réussie peut réduire les redondances, minimiser les erreurs humaines et améliorer la productivité générale.
- Les coûts cachés du manque d'intégration: Lorsque les outils ne sont pas correctement intégrés, cela engendre souvent des coûts indirects. Par exemple, les données peuvent devoir être saisies manuellement dans plusieurs systèmes, augmentant le risque d'erreurs. De plus, la formation des employés sur plusieurs plateformes disparates peut être longue et coûteuse.
- Les défis de la gestion des droits: Sans une intégration appropriée, la gestion des droits d'accès devient un casse-tête. Chaque outil peut avoir sa propre base de données utilisateurs, nécessitant une administration et une mise à jour séparée. Cela peut conduire à des lacunes de sécurité, où un employé ayant quitté l'entreprise peut toujours avoir accès à certains outils ou informations. De plus, cela pose des défis supplémentaires pour la DSI qui doit gérer et maintenir ces multiples configurations.
- La nécessité d'une vision unifiée: Au-delà de la simplification administrative, l'intégration offre une vision unifiée des employés. Cela permet aux RH de disposer d'un tableau de bord global, reflétant l'ensemble du parcours du collaborateur, de son recrutement à son départ, en passant par les formations, les évaluations et les évolutions de carrière.
4. Comment choisir ? Recenser ses besoins avant tout
Avant de se lancer dans la mise en œuvre d'un portail RH, il est essentiel de recenser ses besoins.
Au cœur de cette démarche, il s'agit de comprendre les besoins concrets des collaborateurs. Ce sont eux qui utiliseront le portail au quotidien. Leurs feedbacks, attentes et frustrations peuvent fournir des indications précieuses sur les fonctionnalités indispensables.
Parallèlement, aligner le choix du portail avec les objectifs stratégiques de l'entreprise est crucial. Un bon portail RH ne se contente pas de répondre aux besoins actuels, mais anticipe également les défis futurs et soutient la vision à long terme de l'entreprise.
Enfin, un portail RH doit être évolutif, capable de s'adapter et de croître en tandem avec l'entreprise. En recensant ses besoins avec précision, une organisation peut s'assurer de choisir une solution qui non seulement répond à ses exigences immédiates, mais qui offre également une base solide pour l'avenir.
5. Les fondamentaux d'un bon portail RH
Informer les collaborateurs : Dans un environnement de travail dynamique, les employés veulent et doivent être informés en temps réel. Un portail RH efficace sert de plateforme centrale, mettant en lumière les dernières actualités, modifications de réglementations internes ou nouvelles opportunités de développement professionnel. Cette transparence renforce le sentiment d'appartenance et la confiance des employés envers l'organisation.
Uniformiser les sources d'informations : Avec tant d'outils et de plateformes disponibles, il est courant que l'information soit éparpillée, créant des zones d'ombre ou des doubles emplois. Un portail RH centralisé veille à ce que tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur localisation, accèdent à une source unique et fiable d'information, assurant une cohérence au sein de l'organisation.
Gérer les congés et les notes de frais : Les tâches administratives, bien que cruciales, peuvent s'avérer chronophages et source de frustration. Un portail RH moderne offre des outils intégrés qui rendent ces processus intuitifs, transparents et rapides. Cela se traduit par un gain de temps pour les employés et les gestionnaires, tout en réduisant les risques d'erreurs.
Gérer efficacement ses timesheets (feuilles de temps ou compte-rendus d'activité - CRA): Pour beaucoup d'organisations et de professionnels, le suivi précis du temps passé sur les projets est essentiel. C'est là qu'interviennent les timesheets. Un portail RH optimisé doit offrir une interface simple et intuitive pour remplir ces feuilles de temps. Les avantages sont multiples : d'une part, cela permet aux employés de consigner rapidement et sans tracas leurs heures, évitant ainsi les oublis ou les erreurs. D'autre part, pour les gestionnaires et les équipes de finance, avoir un accès instantané à des données précises sur le temps de travail facilite la facturation, la gestion budgétaire et l'analyse de la productivité. En intégrant une fonctionnalité efficace de timesheet, un portail RH facilite non seulement la vie des collaborateurs, mais optimise également les opérations de l'entreprise à grande échelle.
Animer la vie interne de l'entreprise : Au-delà des tâches quotidiennes, un portail RH peut jouer un rôle majeur dans le renforcement de la culture d'entreprise. En proposant des espaces de discussion, des forums d'échange ou des outils de reconnaissance entre collègues, il crée un espace d'interaction sociale. Ces interactions, bien que virtuelles, nourrissent le sentiment de communauté, favorisent les échanges interdépartementaux et contribuent à une atmosphère de travail positive.
Conclusion
Le choix d'un portail RH est stratégique. Dans un monde où l'information est omniprésente et parfois chaotique, offrir aux collaborateurs un espace unifié, intégré et répondant à leurs besoins est essentiel.
Il ne s'agit pas seulement de choisir un outil, mais de bâtir un véritable écosystème pour soutenir la croissance et le bien-être des collaborateurs.
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