La gestion des Ressources Humaines (RH) s'entremêle étroitement avec la gestion globale d'une entreprise, surtout pour les PME et les sociétés de services ou les acteurs du conseil. L'intégration d'une brique RH à votre ERP devient alors une étape stratégique incontournable du développement de votre organisation.
Que vous dirigiez une PME, que vous soyez Responsable des Ressources humaines et Opérations ou Directeur Administratif et financier d’une société de services, jongler entre les tâches administratives, la gestion des RH et le pilotage de l'activité globale peut rapidement devenir complexe.
→ De la gestion des factures, notes de frais, paies et congés, à celle de la rentabilité des projets, en passant par le staffing et les reporting, les défis sont nombreux et constituent souvent des tâches très chronophages et répétitives..
Dans cet article on vous dit pourquoi intégrer une brique RH à votre ERP offre une solution efficace pour améliorer la gestion globale de votre entreprise et simplifier votre quotidien.
ERP et RH, quel rapport ?
Le lien entre un ERP et la gestion des ressources humaines d’une entreprise peut sembler surprenant de prime abord.
Les ERP sont généralement associés à la gestion commerciale et de la facturation de l’entreprise. Les RH, quant à eux, sont encore souvent considérés comme un département à part, une fonction “support” qui fonctionne de manière indépendante du reste de l’entreprise.
Cependant dans les sociétés de services, ce lien est d'autant plus crucial puisque les ressources humaines - les talents recrutés, les compétences qu’ils apportent et leur capacité à collaborer - impactent directement la rentabilité de chaque mission ou projet.
→ L'intégration des fonctionnalités RH dans un ERP vise alors à centraliser et rationaliser les processus, permettant ainsi une gestion plus globale et efficace de l'entreprise. Dans une société de services, cela se traduit par une meilleure gestion des compétences, une optimisation des coûts et une amélioration de la productivité.
Eviter la multiplication des outils
Dans le monde professionnel, abondance ne rime pas forcément avec productivité. Dans la course à la transformation digitale, de nombreuses entreprises commettent une erreur fatale : elles multiplient le nombre d’outils informatiques et de logiciels sans réellement évaluer leur utilité, pensant que la technologie résoudra tous leurs problèmes.
Le résultat ? Les salariés se retrouvent submergés par un amas de programmes et d’applications qu'ils ne maîtrisent pas, ce qui entraîne une perte de temps considérable.
Imaginez devoir jongler entre plusieurs logiciels ou fichiers Excel pour gérer les contrats de travail, les congés, les notes de frais... Un véritable casse-tête qui est peut-être votre quotidien, vous fait perdre un temps précieux et nuit à votre efficacité et à celle de vos collègues.
En intégrant une brique RH à votre ERP, vous bénéficiez d'une solution unique et centralisée qui regroupe l'ensemble de vos données d’entreprise, RH y compris.
Cela inclut les informations sur les salariés, les dossiers de recrutement, les augmentations de rémunérations, les formations, les congés, le matériel affecté, les tickets restaurants etc. Une centralisation des données qui permet une meilleure gestion et une vue d'ensemble complète de vos ressources humaines.
On vous donne un exemple ? Avec un ERP qui intègre une brique RH, votre responsable des ressources humaines peut consulter en quelques clics les dossiers de tous les collaborateurs, leurs absences, leurs notes de frais, leurs contrats... Une mine d'informations précieuses pour piloter efficacement la gestion et l’allocation des ressources. Fini les recherches interminables, vous avez enfin une vision globale et claire de votre masse salariale accessible en temps réel depuis n'importe où.
Fluidifier la gestion des projets et en maîtriser précisément vos coûts
Bien gérer un projet ne se limite pas à assurer le bon déroulement des tâches ou à respecter les délais de livraison. Cela implique également, et surtout, de veiller à sa rentabilité.
En intégrant une brique RH à votre ERP, vous pouvez facilement et directement lier les notes de frais de vos salariés aux projets correspondants.
Le résultat est immédiat : une meilleure visibilité sur les coûts réels des projets et de faciliter la facturation et le suivi des dépenses associées, en suivant précisément les dépenses liées à chaque mission.
→ Fini les estimations approximatives et les mauvaises surprises en fin de projet ! Vous pouvez ainsi mieux contrôler vos coûts, facturer des TJM (taux journaliers moyens) plus justes et optimiser la rentabilité de vos projets.
On vous donne un exemple ? Imaginons un consultant qui intègre ses notes de frais dans l'ERP au fur et à mesure de sa mission chez un client. Grâce à cela, le responsable du projet peut visualiser en temps réel les dépenses engagées et s'assurer que le budget est respecté.
Intégrer les absences au staffing des projets
On dit que les absents ont toujours tort. Mais encore faut-il pouvoir les identifier et prendre en compte les conséquences de leur indisponibilité sur les projets en cours pour allouer les ressources disponibles de la façon la plus pertinente possible.
Avec une brique RH intégrée à votre ERP, les absences et congés sont directement pris en compte lors du staffing des projets. Vous pouvez ainsi planifier de manière plus précise les ressources disponibles et éviter les conflits de calendrier ou les surcharges de travail.
On vous donne un exemple ? La brique RH de l’ERP de Karanext propose un Portail Collaborateur qui automatise la gestion des congés dans l'ERP. Les salariés peuvent ainsi poser leurs congés en ligne, leur responsable est notifié et le planning est automatiquement mis à jour. Un gain de temps précieux pour tous !
Faire passer son département RH en “mode automatique” pour gagner du temps.
Le problème avec les tâches RH répétitives, c’est qu'au-delà d’être chronophages, elles sont source d'erreurs.
Avec un ERP doté d'une brique RH, finies les tâches administratives fastidieuses telles que la saisie manuelle et répercussion sur les TJM des augmentations de rémunérations, la gestion des congés ou l'édition des contrats et avenants.
→ L'automatisation de ces processus réduit les erreurs, libère du temps pour les responsables RH et leur permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
L’exclusivité Karanext : génération automatique de contrats et avenants
La gestion des contrats et avenants est une tâche complexe, répétitive et exigeante pour les services RH. La brique RH de l'ERP proposé par Karanext propose la génération automatique des contrats et avenants de vos collaborateurs.
→ Grâce à des templates personnalisables, vous pouvez créer des documents conformes à vos besoins et à ceux de vos collaborateurs. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs, tout en assurant une plus grande cohérence, accessibilité, et traçabilité de vos données RH.
Analyse des données RH pour une meilleure visibilité de votre activité
L’analyse des données RH est un outil précieux en particulier pour optimiser le staffing des projets de votre société de services.
→ Accéder à des données RH précises comme le taux de staffing permet d’optimiser l'allocation des ressources et anticiper les besoins en recrutement
→ Des KPIs tels que le taux d'absentéisme ou le turnover sont autant de signaux faibles pour apprécier la qualité de l'ambiance de travail, le bien-être des collaborateurs et ajuster les rémunérations en conséquence.
On vous donne un exemple ? Grâce aux données RH de l'ERP, vous pouvez identifier les collaborateurs qui ont le plus d'ancienneté et les compétences les plus rares. Vous pouvez ainsi leur proposer des formations ou des promotions pour les motiver et les fidéliser.
Gagner en conformité et en sécurité des données RH
Vos données RH sont précieuses et sensibles. En les centralisant dans un environnement sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur, vous vous assurez de leur protection et de votre conformité aux obligations légales.
→ Avec une brique RH intégrée à votre ERP, fini les inquiétudes liées aux fuites de données ou aux contrôles fiscaux !
Par exemple, l'ERP sécurise l'accès aux données RH et garantit leur confidentialité. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder, en fonction de leurs rôles et de leurs responsabilités. De plus, les données sont sauvegardées régulièrement pour éviter toute perte d'information en cas d'incident.
Accélérer l’allocation des ressources au sein de votre société de services
L'intégration d'une brique RH à l'ERP favorise une meilleure communication et collaboration entre les acteurs impliqués dans les processus de recrutement et de staffing des projets.
→ Ainsi, une nouvelle recrue peut passer sans délai de candidat à collaborateur et être rapidement assignée à un projet correspondant aux besoins de votre entreprise.
→ De plus, les managers ou commerciaux peuvent consulter les profils potentiels en les triant types de compétences, ce qui leur permet de positionner les candidats ou les collaborateurs sur les projets en fonction de leurs aptitudes.
N’attendez plus pour simplifier et optimiser la gestion de vos ressources humaines ! Intégrez une brique RH à votre ERP et libérez tout le potentiel de vos équipes pour le succès de votre entreprise.
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