C’est LE sujet de ces derniers… et prochains mois : la généralisation de la facturation électronique n’épargne personne. Les entreprises, toutes tailles et tous secteurs confondus, mais aussi leurs experts-comptables, doivent suivre le mouvement et commencer à se préparer. Arrivée de nouveaux acteurs dans l’écosystème de la facturation électronique, fin des factures papier et apparition de nouveaux formats… face à ces changements, vous vous retrouvez les mieux placés pour accompagner vos clients (ESN, cabinets de conseil, cabinets d’ingénierie, bureaux d’études techniques…) dans cette transition.
Connaître la maturité technologique de ses clients
L’expert-comptable est le conseiller de confiance du dirigeant, son véritable partenaire business. La nouvelle génération d’experts-comptables a de plus en plus d’appétence pour les outils digitaux, qu’elle souhaite retrouver dans les cabinets. Elle ne se limite plus à exercer simplement ses missions déclaratives comptables. Au contraire, elle développe ses compétences pour accompagner les dirigeants dans toutes leurs problématiques…y compris celles liées à l’informatique et aux mises en conformité. Paradoxalement, si leurs clients ESN, cabinets de conseil, cabinets d’ingénierie ou bureaux d’études techniques se sont spécialisés dans les domaines de l’IT et de la tech, ils ne sont pas tous équipés de logiciels d’automatisation. Aussi, en tant qu’expert-comptable, vous devez d’abord connaître la maturité technologique de vos clients.
D’après une étude Ifop/Quadient sur « Le rapport des cadres et dirigeants à la facture électronique » (septembre 2021), la moitié des PME n’ont pas encore complètement adopté la facturation électronique en raison soit d’un manque de ressources, soit de méconnaissances technologiques, soit de réticences quant au ROI d’une solution digitale. Il est donc important pour un expert-comptable d’évaluer le degré de maturité de ses clients avant de leur proposer des solutions de facturation électronique.
Cette étape sera également l’occasion de leur expliquer le vocabulaire encadrant la réforme. Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Qu’est-ce que l’e-facturing et l’e-reporting ? Qu’est-ce qu’un schéma en Y ?
Procéder à un état des lieux de l’existant
Comment l’entreprise fonctionne-t-elle pour émettre ou recevoir ses factures ? Utilise-t-elle des logiciels particuliers ou envoie-t-elle ses factures papier par la Poste ? Combien de factures (clients et fournisseurs) traite-t-elle chaque mois ?
Il ne s’agit que d’exemples de questions que l’expert-comptable va devoir poser à son client pour réaliser une cartographie de l’existant qui conduira ensuite à l’élaboration d’une stratégie d’accompagnement. Plus il en connaîtra sur le fonctionnement de ses clients, plus il aura une idée de l’impact de la réforme sur leur entreprise et pourra leur proposer des actions à mettre en place pour déployer plus facilement la facturation électronique.
Présenter à ses clients les bénéfices de la réforme
La réforme de la facturation électronique répond à 4 grands objectifs :
- Renforcer la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative ;
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises ;
- Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA ;
- Simplifier les déclarations de TVA.
Évidemment, outre le fait d’être une obligation réglementaire, la généralisation de la facturation électronique présente également de nombreux avantages pour les entreprises… que les experts-comptables ont tout intérêt à mettre en avant !
La fin du papier
Les factures papier nécessitent du papier, de l'encre et des frais de port, sans compter le temps passé à les imprimer, les plier et les poster. Avec la facturation électronique, toutes ces étapes sont supprimées, réduisant ainsi les coûts de production et de distribution des factures.
Une réduction des erreurs de saisie
De plus, la facturation électronique est un bon moyen pour réduire les erreurs de facturation ou de doublons puisque les données sont automatiquement extraites du logiciel du fournisseur et partagées sur le système du client. Celui-ci n’a donc plus à saisir manuellement les données des factures.
L’accélération du traitement des factures
Un autre avantage de la facturation électronique est la rapidité et la facilité de traitement. Les factures électroniques peuvent être envoyées et reçues instantanément ; elles sont ainsi traitées beaucoup plus rapidement que les factures papier. Fini les retards de paiement involontaires ! Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises qui ont des délais de paiement serrés ou qui ont besoin de traiter un grand nombre de factures rapidement.
Un meilleur pilotage de la trésorerie
L’amélioration de la gestion de la trésorerie fait partie des arguments à déployer par les experts-comptables. Les factures électroniques peuvent être programmées pour être envoyées automatiquement à une date précise, ce qui peut aider les entreprises à planifier leurs flux de trésorerie à l'avance. De plus, en étant transmises directement aux clients, l’entreprise s’assure de réduire ses délais de paiement.
Un avantage environnemental
Enfin, la facturation électronique peut aider les entreprises à améliorer leur empreinte environnementale. En effet, la production de papier est particulièrement polluante, alors que le passage à la digitalisation de la facture pourrait réduire de près d’un tiers les émissions de CO2.
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Les accompagner dans le choix d’une plateforme de dématérialisation
Les entreprises qui échangent des factures entre elles, devront passer soit directement par le portail public de facturation (PPF), soit par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui assurera la transmission au PPF. La plupart des outils actuels de comptabilité deviendront des opérateurs de dématérialisation (OD) qui n’auront pas reçu l’agrément de la DGFiP.
D’un point de vue pratique, les experts-comptables auront plutôt intérêt à promouvoir le recours à une PDP afin de rester au cœur des flux de facturation de ses clients. A contrario, s’ils devaient les orienter directement vers le PPF, qui présente l’avantage d’être gratuit, ils perdraient l’accès direct à leurs factures.
Peu importe le choix qui sera fait, l’expert-comptable doit s’assurer que la plateforme sélectionnée sera compatible avec les outils de ses clients…et les siens !
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