Les erreurs de facturation coûtent très cher aux entreprises et malheureusement, elles n’en épargnent aucune. Évidemment, leur degré de gravité diffère. Certaines erreurs peuvent même se réparer avant que le mal – sur la trésorerie - ne soit fait. À moins d’être extrêmement vigilant et de passer au crible chaque facture – client ou fournisseur -, il est difficile de s’en prémunir complètement, surtout quand la charge de travail du responsable facturation est dense. Pas de panique pour autant, une solution existe pour vous éviter ces mésaventures. Son nom : l’ERP, et on vous explique pourquoi dans cet article.
Quelles sont les erreurs fréquentes de facturation que l’on retrouve en entreprise ?
Pour analyser les erreurs récurrentes rencontrées dans les entreprises (notamment les sociétés de services), il convient de distinguer les factures transmises aux clients et les factures reçues des fournisseurs.
Facturation client : 4 typologies d’erreurs rencontrées au sein des sociétés de services
1. L’oubli de facturation. Des consultants ont travaillé sur un projet IT mais ont oublié de lancer la facturation. Cette erreur résulte soit d’un mauvais pilotage de projet, soit d’un manque de ressources, soit d’un manque de temps en raison d’une charge de travail trop importante.
2. Une facture client ne mentionne pas les éléments du bon de commande. Dans ce cas, à la réception de la facture, le client ne peut pas établir que celle-ci était destinée à valider la prestation commandée sur le bon. L’entreprise doit alors en générer un nouveau qui devra être validé côté client puis signé, entraînant, là encore, un retard de règlement.
3. Des factures envoyées en retard. Dans les sociétés de services, la saisie des temps effectuée par projet s’apparente à un véritable casse-tête. La troisième typologie d’erreur porte donc sur les retards – et les oublis - occasionnés par la récolte des éléments de facturation tels que la déclaration des temps. Plus l’entreprise tardera à générer sa facture, plus les délais de recouvrement seront rallongés. N’oublions pas que si des factures peuvent être réglées à 30 jours, beaucoup de clients appliquent des politiques de paiement à 45 jours, voire 60 jours. Imaginez alors que des erreurs viennent s’intercaler dans ces délais ; vous vous retrouverez à être payé près de 3 mois après la réalisation de la prestation !
4. Les erreurs relatives au lettrage manuel. La dernière erreur remarquée fréquemment dans la facturation client relève de l’aspect recouvrement. Le lettrage manuel est un procédé particulièrement complexe et long à réaliser. Plus les factures réceptionnées concernent des gros montants, plus il est difficile pour un comptable de savoir de quel bon de commande il s’agit. Sans outil adapté, le lettrage peut vite devenir vecteur d’erreurs.
Facturation fournisseur : doublons et erreurs de montants
Les factures qu’une entreprise reçoit de la part de ses fournisseurs, peuvent également être sources d’erreurs. Il n’est pas rare que les services saisissent deux fois une même facture en comptabilité et règlent ainsi deux fois le tiers. Les raisons sont nombreuses : soit il s’agit de négligence, soit d’un manque de communication entre les collaborateurs, soit d’une erreur de saisie. Les erreurs de double facturation peuvent vite s’élever à des dizaines de milliers d’euros, réduisant de ce fait, le résultat de l’entreprise.
Enfin, il arrive que les services comptables fassent tout simplement des erreurs au moment de procéder aux virements vers les fournisseurs, soit au moment d’entrer les coordonnées bancaires du fournisseur, soit tout simplement en reportant les mauvais montants. Il peut se passer un certain temps avant que l’erreur ne soit détectée, contribuant ainsi à des résultats comptables faussés à la fin du mois.
Comment l’ERP vous aide à en finir avec les erreurs de facturation ?
Pour rappel, l’ERP est un système informatique qui permet à une entreprise de gérer et de coordonner l'ensemble de ses activités et de ses ressources, notamment financières, commerciales et de production. L'un des principaux avantages de cet outil, c’est d’éviter les erreurs de facturation. Outil performant couvrant tous les services de l’entreprise, l’ERP centralise en effet toutes les données relatives à leurs clients, leurs produits et leurs services, ainsi que les informations sur les prix et les taxes. Parmi ses fonctions, il peut :
- Générer des factures précises et à jour en temps réel ;
- Suivre les paiements des clients ;
- Gérer les relances en cas de retard de paiement ;
- Procéder à des contrôles de qualité intégrés, qui s’assurent que les données sont exactes et à jour ;
- Simplifier et rationaliser les processus de facturation. Dans ce cas, l’entreprise peut configurer des modèles de facturation prédéfinis et automatiser la génération des factures en fonction des données saisies. Cela représente un gain de temps pour les services comptables et évite les erreurs de facturation liées à la saisie manuelle des données.
Les sociétés de services ont l’habitude de recourir à la facturation en régie pour leur projet. L’un des problèmes qu’elles vont souvent rencontrer, est celui des retards afférents à la récupération des heures passées par les consultants sur un dossier. Avec notre ERP Karanext, vous pouvez être rassuré ! L’outil permet de récupérer au moins 75 % des relevés de temps dès le 5 du mois, contre 20 % sans celui-ci. Dès lors, les factures peuvent être générées plus rapidement, grâce à des données fiables, et être transmises au client à temps.
Un autre exemple de ce que peut faire l’ERP réside dans la détection des doublons parfaits de facture (numéro de facture, date, numéro fournisseur et montant identiques). L’outil les reconnait automatiquement et en bloque la saisie.
Concernant les factures fournisseurs, l’ERP est en mesure de les contrôler automatiquement et de vérifier si des écarts existent entre la facture et les données préalablement enregistrées dans l’outil. Si tout est validé, le service comptable n’aura qu’à valider le bon à payer, accélérant ainsi les règlements.
De l’enregistrement des factures à leur paiement, en passant par leurs relances ou leur contrôle, l’ERP Karanext est l’allié du quotidien des sociétés de services dans la gestion de la facturation client et fournisseur. Finissez-en avec les erreurs qui polluent votre trésorerie.
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