Dans un contexte de transformation digitale, mieux vaut ne pas sous-estimer l’importance stratégique des systèmes ERP pour les agences et entreprises. En consolidant l’ensemble des opérations et en rationalisant les processus métiers, ces logiciels de gestion s’imposent parmi les moteurs principaux de la digitalisation. Ainsi, un ERP bien choisi se rentabilise rapidement grâce aux nombreuses fonctions qu'il remplit, de la simplification des processus internes à l’amélioration de la rentabilité de l'entreprise.
Cependant, choisir un ERP qui n'est pas parfaitement adapté à vos besoins peut produire l'effet inverse. Il est donc impératif de trouver la solution idéale, celle qui servira de colonne vertébrale à la gestion de votre entreprise, pour constater des résultats concrets à court terme.
C’est pourquoi l'une des premières questions qui se pose lors de la mise en place d'un ERP est celle du budget. En effet, comment déterminer combien investir dans un ERP, compte tenu de l’importance d’un tel logiciel pour son entreprise ? Sans compter qu’en raison de la multitude de solutions ERP aux prix variables sur le marché, la recherche du bon équilibre entre les fonctionnalités nécessaires, la qualité du support, et le coût… peut s'avérer complexe. Voici quelques pistes de réflexion.
Pourquoi s’équiper d’un ERP ?
Les ETI et PME évoluant dans les secteurs du conseil et du service font face à des défis particulièrement complexes. Attentes des clients élevées, obligations de résultats, objectifs de rentabilité, délais prédéfinis contre processus chronophages… Pour une ESN comme pour une agence événementielle, alors que l'efficacité opérationnelle est clé, disposer d'outils performants est un atout non négligeable pour rester compétitif – et se simplifier la vie. C'est là que l’ERP entre en jeu.
Optimisation des processus métiers
Les cabinets de conseil, les bureaux d'études techniques, les agences de communication et bien d'autres entreprises de services ont des processus métiers spécifiques. Un ERP permet d'optimiser ces processus en centralisant toutes les données et en automatisant de nombreuses tâches. Ce qui se traduit par :
- Une réduction des erreurs
- Un allègement de la charge mentale des collaborateurs
- Une amélioration de la qualité des services fournis
- Un gain de temps global
Suivi de la rentabilité des projets
Autre avantage pertinent de l’ERP : sa capacité à simplifier le suivi de la rentabilité des projets. En consolidant les données financières, opérationnelles et de ressources au sein d'une plateforme unique, les entreprises peuvent évaluer en temps réel la performance de chaque projet. Soit une meilleure visibilité pour optimiser les coûts, allouer efficacement les ressources et garantir que chaque projet génère des marges bénéficiaires positives.
Meilleure relation client
Les entreprises de services s'appuient sur la satisfaction client pour développer leur activité. Un ERP permet de suivre les interactions avec les clients, de personnaliser les offres et de fournir un service plus réactif. En centralisant les données, il devient plus facile de répondre rapidement aux besoins et aux préoccupations des clients.
Gestion des flux simplifiée
Dans certains secteurs, tels que l’événementiel, la gestion des flux constitue un élément critique de l'activité quotidienne. La gestion des fournisseurs, des réservations d'hôtel, des notes de frais… peut devenir un véritable défi administratif, en particulier lorsque l'on gère un volume d'activité important.
Avec un ERP adapté, il devient possible de consolider l'ensemble de ces données, de les rendre visibles et accessibles à tous les acteurs concernés. Cela permet de suivre de près la rentabilité de chaque projet, d'identifier rapidement les sources de coûts et les opportunités de marge bénéficiaire, et de prendre des décisions informées.
Quels critères prendre en compte ?
En amont de tout projet ERP, il y a forcément la définition du budget que l’entreprise peut y consacrer. Les avantages de ce type de logiciel sont indéniables, mais le budget servira de base pour lancer le processus de consultation, et choisir la solution qui correspondra à la fois aux besoins et aux ressources de l'entreprise.
Or, si certains coûts, tels que le prix initial des licences, sont relativement simples à évaluer et à comparer entre différentes solutions, certains critères ne sont pas à négliger pour autant. Voici 4 questions à se poser avant de prendre une décision.
#1 – La solution est-elle en adéquation avec les besoins métiers ?
L’impact réel du coût d’un projet ERP dépend largement de l'adéquation de la solution aux besoins métiers spécifiques de l’entreprise. Lorsque la solution ERP ne répond pas de manière optimale aux exigences métiers, des écarts significatifs doivent être comblés. Résultat : des retards dus à l'adaptation nécessaire et à un paramétrage complexe, et des coûts supplémentaires.
Typiquement, le choix d'un ERP généraliste peut s’avérer coûteux pour les activités spécialisées des ESN, des agences de communication ou des bureaux d'études techniques. Les fonctionnalités génériques de ces solutions nécessitent souvent des ajustements substantiels pour répondre aux spécificités des métiers, entraînant ainsi des dépenses supplémentaires qui peuvent rapidement chiffrer.
C'est pourquoi opter pour une solution ERP qui se cale au plus près de ses besoins métiers dès le départ est crucial. En choisissant une solution qui correspond à vos exigences, vous minimisez les écarts, réduisez les coûts de personnalisation et assurez une mise en œuvre plus fluide et économique, tout en maximisant les avantages de votre investissement ERP.
#2 – Quels sont les coûts cachés ?
Les coûts cachés peuvent s'accumuler au-delà des dépenses initiales. On entend par là, notamment, les éventuels frais d'acquisition de serveurs pour héberger le logiciel ERP, ou les coûts associés à leur maintenance, à la sécurité informatique et aux mises à jour nécessaires pour garantir un fonctionnement optimal.
Dans ce contexte, la tendance est au modèle SaaS, à opposer à l’ERP on premise, et pour de bonnes raisons. Avec un ERP en mode SaaS, vous éliminez les coûts associés à l’acquisition de serveur ou aux frais de maintenance. Les solutions SaaS sont hébergées sur des serveurs gérés par le fournisseur, ce qui simplifie la maintenance et garantit la sécurité des données. Les mises à jour et améliorations logicielles, quant à elles, sont généralement incluses dans l’abonnement.
#3 – Quelles sources d’économies l’ERP va-t-il permettre de générer ?
Un élément essentiel à considérer est le ROI de l'ERP, c'est-à-dire les économies qu'il peut générer. Il s’agit d’évaluer les coûts récurrents de l'abonnement par rapport aux avantages financiers. Mettre en place une logique d’automatisation avec un outil adapté peut, par exemple, permettre d'absorber davantage de tâches sans recruter du personnel supplémentaire, optimiser les processus internes et réaliser des économies significatives. Ainsi, investir/miser sur le bon ERP, c’est multiplier son volume d’activité sans avoir à injecter des frais supplémentaires au fonctionnement.
#4 – Quel sera le temps d’appropriation en interne ?
Enfin, dernier critère à prendre en compte : la mobilisation des équipes sur le projet. La mise en place d’un ERP implique en effet que des équipes en interne dédient du temps à sa mise en œuvre (pour s’approprier la solution, effectuer la migration des données, etc.).
La phase de démarrage du projet consomme du temps et des moyens en interne. Là encore, une solution adaptée à son activité, plutôt qu’un ERP généraliste, va permettre de simplifier cette phase. Un outil trop complexe, un environnement qui couvre plus de besoins que nécessaire… va demander un temps d’appropriation plus long, plus d’assistance – et généralement des coûts supplémentaires.
Karanext, un ERP qui s’adapte à votre activité
Spécialisé dans l’accompagnement des acteurs du service et du conseil, l’ERP Karanext propose une solution complète, parfaitement adaptée, et surtout clé en main. En tant qu’ERP en mode SaaS hébergé en France, Karanext n’implique aucun frais caché en termes d’infrastructure, d’équipement ou de potentiel achat d’un serveur : tout est géré et pris en compte dans l’abonnement. Quant à savoir comment optimiser la mise en place de votre ERP… Partez du principe qu’avec Karanext, vous restez dans une logique de sur-mesure. Ce n’est pas à vous d’intégrer un nouvel outil dans votre fonctionnement en interne, c’est l’outil qui s’adapte à vos besoins métiers spécifiques ! Vous souhaitez vous faire une idée ? Même la démo est sur mesure : n’hésitez plus !
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