Dans un bureau d'études, la gestion des projets au forfait constitue un défi permanent. Leur durée qui s’étend parfois sur plusieurs années nécessite la collaboration d'équipes diversifiées et multidisciplinaires, avec des délais de livraison souvent serrés.
Un logiciel de gestion intégré de type ERP est un allié indispensable pour piloter les projets au forfait les plus complexes. Correctement paramétré, cet outil facilite la collecte des données, le suivi des activités, l’allocation des ressources et génère des alertes en cas d'écarts ou de dépassements, permettant ainsi une réactivité optimale à tout moment et une bonne visibilité sur la rentabilité de votre projet.
Que vous envisagiez le changement d'un système existant ou que vous souhaitiez vous doter d’un logiciel ERP pour la première fois, découvrez cinq critères essentiels pour choisir la solution de gestion qui correspond le mieux aux besoins de votre bureau d’études.
Qu’est-ce qu’un bureau d’études ?
Qu'il se présente sous la forme d'un cabinet indépendant ou d'un service intégré au sein d'une entreprise, un bureau d'études joue un rôle essentiel en tant qu'entité dédiée à l'assistance et au conseil.
→ Principalement orientés vers la prestation de services, les bureaux d'études ne s'impliquent pas directement dans l'exécution des travaux, préférant se concentrer sur la fourniture de recommandations préalables en amont ou la vérification de la qualité des réalisations en aval.
→ Les bureaux d'études, souvent constitués d'ingénieurs spécialisés ayant développé un savoir-faire spécifique dont l’expertise s'étend à des domaines diversifiés tels que les matériaux (béton, bois, etc.), les structures (charpentes, ferronnerie, chaudronnerie, etc.), les fluides, l'acoustique, l'électricité, la mécanique, l'électronique et l'informatique.
→ Ces entités déploient leurs compétences dans des secteurs extrêmement variés tels que le génie civil ou militaire, l'industrie, le bâtiment, le médical, l'alimentaire, la télécommunication, l'environnement ou l'événementiel.
En raison de la nature spécifique de leurs activités, les bureaux d'études et les sociétés d'ingénierie présentent des exigences particulières en ce qui concerne la gestion de leurs opérations commerciales et de leurs projets dont la plupart sont facturés au forfait.
Les besoins spécifiques d’un bureau d’études
Dans le domaine complexe de la gestion de projets pour un bureau d'études, la capacité à orchestrer des projets multidisciplinaires, de la planification à l'exécution, nécessite une approche spécifique.
Voici cinq points clés qui soulignent ces besoins particuliers :
1/ Coordination interdisciplinaire :
Il est crucial de gérer efficacement la collaboration entre des équipes aux compétences variées, assurant une compréhension transversale des objectifs du projet.
2/ Planification stratégique :
Élaborer des plans détaillés, intégrant les différentes phases du projet tout en anticipant les éventuels obstacles, afin d'optimiser les délais et les ressources.
3/ Affectation et planification des ressources humaines :
Assigner et gérer judicieusement les ressources humaines et techniques, garantissant une répartition équilibrée des compétences nécessaires.
4/ Contrôle des étapes intermédiaires :
Mettre en place des mécanismes de contrôle réguliers pour évaluer la progression du projet à chaque étape intermédiaire, permettant des ajustements en temps réel du reste à faire
5/ Gestion des risques spécifiques :
Anticiper et gérer les risques spécifiques à chaque projet, en mettant en place des stratégies de contingence pour minimiser les impacts sur la réussite globale du projet.
6/ Suivi de la rentabilité de votre activité :
Mesurer la performance d’un projet selon divers angles d’analyse (par affaire, par collaborateur, par équipe…).
Pour répondre à ces besoins spécifiques, il est impératif de mettre en place des solutions qui tiennent compte des particularités des bureaux d'études et permettront d'optimiser la réussite globale des projets et d'assurer une gestion plus efficace et rentable de l'activité.
Un ERP pour un bureau d’étude, pour quoi faire ?
Les solutions de gestion ERP (Enterprise Resource Planning) simplifient la gestion des entreprises en centralisant les données et en automatisant les processus essentiels de l'entreprise comme la facturation, les ressources humaines, etc.
Pourquoi utiliser un ERP pour votre bureau d'études ? Voici quelques avantages :
- Efficacité améliorée : Une solution ERP vous permet de décomplexifier la gestion du quotidien en automatisant certaines tâches répétitives telles que les factures, les devis, les contrats et la gestion des feuilles de temps.
- Satisfaction client accrue : Une plateforme ERP vous permet de mieux suivre et maîtriser la réalisation et l’exécution de vos projets au forfait. Certaines solutions vous permettent par exemple de créer une to-do list administrative partagée qui se met à jour en temps réel en fonction de son avancement
- Rentabilité optimisée : Un outil ERP vous permet d'assurer une facturation précise malgré la multiplication des acteurs en allouant les ressources de manière intelligente. Elle vous aide à établir des devis qui collent davantage à la réalité de vos projets, garantissant ainsi une meilleure rentabilité.
→ Lire également : Comment un bureau d’études a réussi à diviser par trois son temps de travail grâce à Karanext
Les 5 critères de choix pour l’ERP de votre bureau d’études
1 - Des key-features qui correspondent à vos besoins business
La sélection de votre nouveau système ERP dépendra principalement de vos besoins, en particulier en ce qui concerne la couverture fonctionnelle. Les questions pertinentes à se poser - et à poser aux éditeurs de solutions logicielles avant de faire l’acquisition d'un ERP - sont les suivantes :
👍 "Quelles sont les fonctionnalités incluses dans l’offre logicielle de cet ERP qui me permettent de gérer mon entreprise de manière plus fluide et plus efficace au quotidien ?
👍”Gestion commerciale, planification des ressources, gestion des risques, suivi de projet, facturation, sont-elles toutes incluses ?”
Ne faites donc aucun compromis sur l’adéquation entre votre cahier des charges et votre futur ERP ; orientez-vous plutôt vers un éditeur qui dispose d’une véritable expertise dans les réponses apportées aux problématiques fonctionnelles rencontrées par les bureaux d’études.
→ Karanext a fait le choix d’accompagner ses clients avec une approche intégrée, modulaire et évolutive. La solution offre une couverture fonctionnelle complète (facturation, ressources humaines, etc.) mais propose des modules de fonctionnalités pour permettre aux bureaux d'études de choisir uniquement les briques dont ils ont besoin. Elle permet un déploiement au fur et à mesure et l'assurance d'une solution sur-mesure en adéquation réelle avec les besoins spécifiques des bureaux d'études.
2 - Une gestion intelligente des projets facturés au forfait
Le recours au forfait est une méthode de facturation fréquemment utilisée par les sociétés de services telles que les ESN mais principalement utilisée au sein des bureaux d'études. C'est un élément clé pour instaurer la confiance avec un client dès le début d'un projet, car les deux parties s'accordent sur un objectif clair et un budget correspondant.
Fondés sur un engagement mutuel et une obligation de résultat, les projets au forfait peuvent être très rentables... à condition de bien définir les besoins du client et de piloter adroitement le projet pour assurer une rentabilité finale optimale.
Au niveau opérationnel, des tableurs comme Excel montrent rapidement leurs limites pour les projets longs et complexes. En l'absence d'une solution logicielle performante, la gestion d'un projet au forfait de grande envergure peut rapidement devenir cauchemardesque.
👍 Karanext est une solution logicielle pensée pour les projets de longue durée facturés au forfait par les bureaux d'études. Elle simplifie la gestion de projet pluridisci-plinaires et propose des rapports en temps réel, un suivi précis de l'avancement des tâches, une gestion des budgets et des prévisions de dépenses centralisés.
→ Pour aller plus loin, téléchargez La checklist ultime pour bien choisir son ERP
3 - Pilotage de la rentabilité globale d’un projet ou par phase
La gestion efficace de la rentabilité d’un projet à court et moyen terme est cruciale pour les bureaux d'études. Pour les projets au forfait, tout dépassement est significatif d’une baisse de rentabilité.
Votre ERP doit être en mesure de vous offrir une vue globale du projet en cours pour en apprécier la rentabilité. Et il doit aussi être paramétré pour opérer un contrôle du bon déroulé des étapes intermédiaires.
→ Cette approche dite “par phase”, permet aux bureaux d'études de surveiller de près les coûts, les revenus et la rentabilité associée à l'ensemble du projet ou à des étapes spécifiques.
👍 Karanext offre une fonctionnalité de reporting avec un filtrage personnalisé par client et par fournisseur, permettant une analyse approfondie et une prise de décision éclairée en fonction des étapes des projets et de leur rentabilité respective.
Les équipes peuvent identifier rapidement les points forts et les angles morts, ajuster les ressources en conséquence et prendre des décisions éclairées pour maximiser la rentabilité tout au long du cycle de vie du projet. Grâce à cette capacité de pilotage fin, les bureaux d'études peuvent optimiser leur performance financière de manière proactive sans attendre la fin d’un projet.
4 - Une interface ergonomique et personnalisable
Les options de personnalisation d'un ERP sont la garantie d'une adaptation optimale à vos méthodes de travail, à vos exigences spécifiques et aux besoins de votre équipe. Votre ERP doit offrir la possibilité d'intégrer et d’ajouter des champs dédiés à votre secteur d'activité, d'harmoniser les processus de travail, surtout si ceux-ci sont facturés au forfait.
Par ailleurs, une interface ergonomique joue un rôle crucial en simplifiant l'adoption du logiciel par ses utilisateurs. Un système trop complexe pourrait décourager l'équipe et perturber le fonctionnement de l'entreprise.
Malheureusement, c’est souvent l’écueil de nombreux ERP qui proposent des interfaces uniques pour l’ensemble des fonctionnalités, générant une expérience de navigation complexe et peu adaptée aux besoins métiers de chaque département. Ainsi, si le choix d'une solution doit inévitablement inclure une interface ergonomique et intuitive, en accord avec les besoins spécifiques et le cahier des charges de votre bureau d’étude, elle doit avant tout prendre en compte les spécificités de vos métiers.
Certaines solutions ERP modernes proposent une interface de navigation par départements (ou modules) permettant un accès différencié pour chaque besoin de l’entreprise (RH, facturation, etc.). Il en résulte une navigation plus fluide et une prise en main rapide. Cette approche permet également un déploiement des fonctionnalités au fur et à mesure du développement de votre bureau d’études, permettant d’intégrer une solution qui vous accompagnera dans la durée.
L’accès facile à vos dashboards en situation de mobilité (sur tablette ou smartphone) fait aussi partie des points de vigilance lors du choix de votre ERP.
✔️ Alors que d'autres éditeurs proposent une offre standardisée, Karanext se distingue en offrant une plateforme moderne et modulaire permettant de créer des solutions sur-mesure à ses clients. La solution propose des groupes de fonctionnalités ou modules permettant à ses clients de ne déployer (et de payer) que les fonctionnalités dont ils ont réellement besoin. Les interfaces par modules sont ergonomiques et personnalisables, adaptées à l'utilisation que font les différentes équipes des bureaux d’études.
5/ Un ERP moderne, la réponse aux besoins des bureaux d'étude
Il existe de nombreuses solutions ERP dédiées aux sociétés de services mais souvent très spécifiquement aux ESN ou SSII. Ces sociétés, si elles facturent parfois au forfait, proposent souvent principalement des missions en régie. La facturation et la gestion des projets diffèrent et les solutions souvent performantes sur la gestion des missions en régie s’avèrent moins efficaces sur la gestion des projets au forfait.
Les bureaux d’études doivent alors faire le choix d’une solution ERP peu adaptée et modifier leur processus métiers en conséquence. Il en résulte une efficacité amoindrie et une frustration des utilisateurs. Depuis quelques années, des solutions plus modernes sont apparues sur le marché, prenant en compte les spécificités des bureaux d’études techniques et de la gestion des projets au forfait au sens plus large.
C’est le cas de la solution Karanext, spécifiquement conçue pour les bureaux d'études. Elle adresse les enjeux métiers et propose des fonctionnalités adaptées, couvrant intégralement leurs exigences, notamment en ce qui concerne les projets au forfait :
✔️ Une solution efficace et automatisée : Les utilisateurs n’ont plus besoin de ressaisir leurs données, réduisant considérablement le temps consacré aux tâches administratives. Le suivi des projets se réalise facilement avec un suivi de la rentabilité par projets en temps réel et la possibilité de positionner les ressources de manière efficace.
✔️ Une mise en œuvre simple : L'intégration de l'ERP Karanext se fait en douceur, sans perturber les équipes. L'outil dispose d'une interface intuitive et ergonomique. L’approche par modules permet aux différents départements de disposer d’un espace dédié, facilitant la navigation et la prise en main.
✔️Une tarification adaptée L’approche par modules permet aux bureaux d’études de ne payer que ce qu’ils utilisent. Les bureaux d’études n’ayant pas besoin d’un CRM par exemple, pourront ainsi réduire leur factures en ne souscrivant qu’aux fonctionnalités importantes pour eux.
✔️ Une configuration qui s’adapte à vos besoins : En tant que solution multi-tenant, l'ERP peut être personnalisé au niveau des options, permettant la création d'espaces dédiés à chaque client avec des paramètres spécifiques adaptés à leurs besoins métiers.
✔️ Une solution intuitive et responsive : L'ERP accompagne les collaborateurs des bureaux d'études techniques, où qu'ils soient ! Accessible sur tablette ou mobile, il offre une grande liberté pour consulter les données clients, même sur un chantier.
Si vous êtes dirigeant d'un bureau d'études et envisagez la mise en place d'un ERP, demander une démonstration de la solution Karanext, ERP spécialisé pour les bureaux d’études.
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