Pour les sociétés d’ingénieries, bien gérer ses projets, notamment au forfait, est essentiel. Mais il est assez fréquent de voir des projets gérés à l’aide d’outils variés comme Excel ou au moyen de processus manuels.
Un ERP pour les bureaux d'études et sociétés d’ingénierie est un outil intégré conçu pour simplifier la gestion des projets au forfait et optimiser les processus.
Toutefois, la transition ne se fait pas en un jour.
Dans cet article, découvrez nos conseils pour réussir cette transformation.
Pourquoi un ERP pour les sociétés d’ingénierie ?
Un ERP permet de gagner du temps. Les avantages pour les bureaux d’études et sociétés d’ingénierie sont :
- Gestion des projets au forfait : un outil ERP vous permet de planifier et suivre vos projets.
- Suivi de la rentabilité : vous visualisez la rentabilité de vos projets en temps réel.
- Des devis et projets optimisés et rapides : vous gagnez du temps grâce aux templates de devis préconfigurés incluant des chiffrages types. Convertissez vos devis en projet en un clic.
- Une méthode de facturation flexible : vous pouvez facturer vos clients à l’avancement, à la réalisation ou selon un échéancier prédéfini.
- Une allocation des ressources simplifiée : Vous affectez facilement vos ressources à chaque projet.
- Des processus financiers automatisés : Un ERP fournit une pré-comptabilité en partie double et un rapprochement bancaire automatisés ce qui vous permet de réduire les erreurs et les délais.
Nos conseils pour une transition vers un ERP
Adopter un ERP pour les bureaux d’études et sociétés d’ingénierie demande une préparation méthodique. Voici les étapes clés pour une transition réussie :
1. Identifiez vos besoins et définissez vos objectifs
Un ERP peut répondre à plusieurs objectifs. Afin de sélectionner la meilleure solution, il est nécessaire de déterminer l’objectif principal recherché :
Souhaitez-vous mieux gérer vos projets ?
Réduire le temps consacré à la facturation ?
Suivre plus précisément vos marges ?
Une analyse approfondie guidera votre choix et garantira que l’ERP répond à vos priorités.
Puis listez l’ensemble des besoins associés aux fonctionnalités que vous souhaitez retrouver dans la solution. Vous pouvez les catégoriser en “nécessaires” ou “facultatives”.
2. Sélectionnez le bon éditeur
Identifiez les éditeurs proposant un ERP dédié aux sociétés d’ingénierie. Faites une shortlist et consultez les pour demander une démo.
Consultez votre liste de fonctionnalités / besoins afin de comprendre ce que le logiciel peut vous apporter. Sachez cependant qu’un logiciel ne pourra pas forcément prendre en charge l’ensemble des besoins dont vous pourriez avoir besoin.
Lorsque vous avez sélectionné 2-3 prestataires, vérifiez leurs références clients, vous pouvez demander à être mis en relation avec un de leur client pour un retour d’expérience plus approfondi par exemple.
Enfin, privilégiez un prestataire réactif et à l’écoute de vos besoins. Tout au long du processus, évaluez la pertinence des réponses apportées par le prestataire et les délais de réponse.
3. Impliquez les collaborateurs dès le démarrage du projet
Intégrez vos équipes dès le début de la réflexion autour de l’outil. Cela vous permettra de garantir leur adhésion et faciliter l’adoption de la solution.
Organisez, par exemple, des ateliers pour comprendre leurs besoins. Pensez également à intégrer des formations sur l’utilisation de l’ERP durant le projet.
4. Préparez vos données pour l’export
Nettoyez vos bases existantes et structurez-les avant leur intégration dans l’ERP. Nous vous conseillons de tester l’export sur un échantillon avant de passer au déploiement global. Cela vous permettra d’ajuster si besoin avant le transfert.
5. Optez pour un déploiement progressif avec un ERP modulaire
Ne cherchez pas à tout implémenter d’un coup.
Déployez, dans un premier temps, les modules prioritaires. Vous pourrez ensuite élargir progressivement l’utilisation à d’autres modules.
Les ERP modulaires permettent par exemple d’activer d’abord un module puis un autre, optimisant vos coûts et facilitant le déploiement et l’adoption.
6. Suivez les performances
Avant le déploiement, identifiez les KPIs que vous souhaitez suivre et annotez les chiffres clés pour comparaison.
Après le déploiement, comparez les chiffres et évaluez notamment les gains de temps et la rentabilité des projets.
L’ERP : un atout majeur pour les bureaux d'études et sociétés d’ingénierie
Adopter un ERP pour les bureaux d’études et sociétés d’ingénierie offre de nombreux avantages. Il permet notamment une gestion optimisée des projets, une visibilité accrue sur leurs rentabilité et un gain de temps non négligeable.
Prêt à franchir le pas ? Découvrez notre solution dédiée aux sociétés d’ingénierie au travers d’une démonstration.
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