Dans le monde des affaires, certaines idées reçues persistent : il est par exemple préférable d'attendre la fin de l'exercice comptable pour implémenter un nouveau logiciel de type ERP.
Cette croyance est en réalité basée sur une analyse partielle et erronée des enjeux réels. En effet, on néglige souvent de prendre en compte certains éléments cruciaux liés à la performance et à la compétitivité de l'entreprise.
Dans cet article, nous allons démontrer que le report de l'implémentation d'un ERP représente une occasion manquée d'optimiser vos processus métiers et vous prive d'un avantage concurrentiel crucial dans l'environnement professionnel actuel.
Pourquoi la clôture des comptes est-elle un exercice délicat ?
La clôture des comptes est une période cruciale pour toute entreprise, mais elle est souvent considérée comme une tâche complexe et stressante.
- Cette opération nécessite une grande précision et une attention aux détails pour s'assurer que toutes les transactions ont été enregistrées correctement et que les comptes sont équilibrés.
- La clôture des comptes implique également l'exécution d'une série de tâches complexes et interdépendantes telles que la réconciliation des comptes, la préparation des déclarations fiscales et la production des états financiers.
- Enfin, la clôture des comptes est soumise à des délais stricts et doit être effectuée dans les temps pour respecter les obligations légales et réglementaires.
Tout écart ou erreur dans ce processus peut avoir des conséquences financières importantes et compromettre la fiabilité des informations financières de l'entreprise.
Un ERP qui intègre des fonctionnalités de comptabilité facilite en revanche le travail de pré-comptabilité. La tenue du journal comptable est simplifiée, le lien avec les pièces justificatives est réalisé automatiquement ; ce qui permet d'obtenir des données comptables plus précises et fiables.
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Pourquoi les entreprises pensent qu'il faut attendre la clôture avant d’installer un ERP ?
La croyance la plus ancrée au sein des entreprises est que le déploiement d’un nouvel outil de type ERP sera plus facile après la clôture comptable plutôt qu’avant.
Plusieurs raisons peuvent expliquer ce genre de décision comme une meilleure stabilité des données ou une plus grande disponibilité du personnel impliqué.
D’autres raisons viennent s’ajouter à ce premier argument :
1. Crainte du changement:
La mise en place d'un ERP impliquerait une transformation importante des processus et des habitudes de travail, ce qui peut générer de la résistance et de l'anxiété au sein des équipes.
→ La peur de l'inconnu et l'appréhension d'une période de transition perturbante peuvent inciter les entreprises à reporter l'installation d'un ERP.
2. Manque de ressources et de temps:
L'implantation d'un ERP serait un projet complexe qui nécessite du temps, des ressources humaines et financières importantes.
→ En période de clôture comptable, les équipes sont déjà mobilisées par des tâches urgentes et pourraient avoir du mal à se consacrer à un projet d'envergure comme l'installation d'un ERP.
3. Priorisation des résultats à court terme:
Malheureusement, dans une entreprise, l’urgent prend souvent le pas sur ce qui est important. La pression des résultats et la nécessité de boucler la clôture comptable dans les temps peuvent amener les entreprises à privilégier les tâches urgentes au détriment de projets importants, mais que l’on peut reporter comme l'installation d'un ERP.
→ La perception d'un impact immédiat sur la clôture peut influencer la décision de reporter l'implantation d'un ERP.
4. Incertitude quant aux bénéfices réels d’un ERP
Le manque de connaissance des avantages concrets d'un ERP et la difficulté à quantifier le retour sur investissement (ROI) peuvent freiner les entreprises dans leur décision d'installation.
→ La crainte de ne pas tirer parti pleinement des fonctionnalités de l'ERP ou de ne pas obtenir les résultats escomptés peut également retarder le projet.
5. Sur-estimation de la complexité du projet:
L'installation d'un ERP est perçue comme un processus long et complexe qui nécessite une planification rigoureuse, une coordination efficace et une implication forte de la direction.
→ Ce type d’a priori sur les ERP peut amener les entreprises à le retarder, par peur de ne pas être en mesure de le mener à bien.
De nombreux arguments en faveur du report de l'implémentation d'un ERP sont basés sur une méconnaissance de la façon dont cette opération est réellement effectuée.
En 2024, l'installation d'un ERP moderne suit un processus beaucoup plus rapide et fluide, qui ne perturbe que très peu le quotidien des équipes.
→ Repousser l'implémentation de votre ERP, c'est également oublier les risques encourus et les coûts associés à un statu quo technique pour la gestion des processus administratifs de votre entreprise.
L'avis de l’expert :
"La question à se poser lors de l'implémentation d'un ERP n'est pas quand, mais pourquoi. Si votre objectif est simplement de remplacer vos tableaux Excel sans modifier votre manière de travailler, alors repoussez l'implémentation autant que vous le souhaitez. Mais si votre objectif est d'automatiser et de rationaliser vos processus administratifs, de gagner du temps pour vos équipes et d'améliorer la rentabilité de votre entreprise, alors attendre la clôture comptable n'a pas plus de sens que d'attendre le 31 décembre ou le 15 août." Christian Verdier CEO de Karanext
Repousser l'implémentation d'un ERP : une décision qui peut coûter cher à votre entreprise !
L'implémentation d'un nouveau système ERP constitue une décision stratégique majeure pour toute entreprise, et le choix du moment optimal pour cette mise en œuvre peut considérablement influencer les coûts et les risques associés à ce projet.
Bien que le report de l'implémentation jusqu'à la clôture comptable puisse sembler être une option judicieuse, il peut en réalité engendrer des coûts supplémentaires et des risques pour l'entreprise.
- Baisse de la productivité : Le report de l'implémentation peut prolonger la période pendant laquelle les processus inefficaces ou obsolètes que l’ERP est censé améliorer sont maintenus, entraînant une baisse de productivité.
- Retard des avantages opérationnels et financiers de l'ERP : L'attente de la clôture peut retarder les avantages potentiels de l'ERP, tels que l'amélioration de la prise de décision, l'optimisation et la simplification de la gestion de certains processus. Ainsi, l’ERP permet par exemple l’automatisation de certains processus tels que la saisie des factures, le rapprochement bancaire ou la préparation des états financiers facilitant le processus de clôture.
- Retard des économies potentielles : En différant l'implémentation de l'ERP, vous reportez également la concrétisation des économies envisageables, telles que les gains de temps et une exécution plus efficace des tâches administratives. Ces économies peuvent exercer un impact significatif sur la rentabilité de votre entreprise à long terme.
- Risques de non conformité fiscale accrus : En retardant l'implémentation de l'ERP, vous exposez votre entreprise à des risques accrus de non-conformité fiscale. La perte d'informations cruciales peut entraîner des erreurs dans les déclarations fiscales, avec des conséquences financières et légales importantes. De plus, le manque de visibilité sur les transactions complique la conformité aux réglementations fiscales en constante évolution.
- Enclencher le cercle vicieux de la procrastination : Le report de l'implémentation de l'ERP peut entraîner un enchaînement de retards et de problèmes. Après la clôture, les équipes peuvent être réticentes à s'engager dans un nouveau projet, surtout s'il est perçu comme complexe. Cette réticence peut conduire à un report indéfini du projet ERP, retardant ainsi la résolution des problèmes existants et la mise en œuvre de meilleures pratiques pour l'avenir.
- Ne pas profiter de la centralisation des données financières : En reportant l'implémentation de l'ERP jusqu'à la clôture comptable, vous ne pourrez pas profiter de la centralisation des données financières offerte par l'outil. Cela signifie que vous devrez réunir les informations nécessaires à la clôture à partir de différentes sources, ce qui peut être fastidieux et sujet à erreurs.
En implémentant l'ERP avant la clôture comptable, vous pouvez centraliser toutes les données financières de l'entreprise dans un seul et même outil, ce qui facilite l'accès aux informations nécessaires et réduit les erreurs.
Ne faites pas dépendre l'installation de votre ERP de la clôture comptable : voici pourquoi et comment réussir sa mise en œuvre
Si vous avez pris une bonne décision en choisissant de vous lancer dans l'implémentation d'un ERP, voici les enjeux à prendre en compte pour réussir sa mise en œuvre :
1 - Sensibiliser les équipes aux avantages de l'ERP et aux opportunités manquées en cas d'attente de l'installation.
2 - Préparer l'implémentation en définissant les objectifs, cartographiant les processus, sélectionnant les modules et formant les équipes.
3 - Choisir un ERP moderne avec une approche modulaire pour une implémentation rapide, par étape et adaptée aux besoins spécifiques de chaque département.
1 - Attendre la clôture comptable est une suite d’opportunités manquées !
Attendre la clôture comptable pour installer un ERP est une série d'opportunités manquées. Ne laissez pas passer l'occasion de booster la productivité et la rentabilité de votre entreprise en installant un ERP avant la clôture comptable !
En retardant l'installation d'un ERP, vous renoncez à de nombreux avantages.
- Centralisation et structuration des processus administratifs : Un ERP permet de centraliser et de structurer les processus administratifs, facilitant ainsi la gestion quotidienne de l'entreprise et permettant de gagner du temps et de l'efficacité.
- Amélioration directe de la productivité : Un ERP permet d'automatiser la gestion de nombreux processus et tâches répétitives, libérant du temps pour vos équipes et leur permettant d'être plus productives. Cette automatisation permet également de réduire les erreurs et d'améliorer la précision des données, facilitant ainsi la clôture des comptes et la production de rapports financiers plus précis.
- Meilleure visibilité financière : Un ERP offre une meilleure visibilité financière en fournissant des tableaux de bord et des rapports en temps réel. En attendant la clôture comptable pour installer un ERP, les entreprises manquent l'opportunité de bénéficier de cette meilleure visibilité financière et de prendre des décisions plus éclairées sans attendre.
- Accélération de la croissance et l'innovation de votre société de service : L'implémentation d'un ERP avant la clôture permet de tester et de valider l'outil dans un contexte réel avant une période de forte activité, ce qui permet à l'entreprise de tirer parti des fonctionnalités de l'ERP pour optimiser ses processus et gagner en efficacité de manière concrète et rapide.
- Réduction des erreurs et doublons de saisie : L'implémentation d'un ERP avant la clôture réduit les erreurs et doublons de saisie, ce qui permet à l'entreprise de gagner en efficacité et de réduire les coûts. En effet, l'ERP centralise les données et standardise les processus, ce qui réduit les risques d'erreurs et de doublons de saisie. Cela permet à l'entreprise de gagner du temps et de l'argent, et de se concentrer sur son cœur de métier.
- Facilitation de la communication avec l'expert-comptable : Un ERP automatise les écritures comptables, associe automatiquement les pièces justificatives et consigne l'ensemble des activités, ce qui facilite la communication avec votre expert-comptable et permet de gagner du temps et de l'argent.
2 - Se préparer en amont pour mieux gérer les risques et les défis
Bien que l'installation d'un ERP ne soit pas particulièrement complexe, une préparation minutieuse en amont peut grandement contribuer à garantir une implémentation fluide et offre plusieurs avantages :
- Une réduction des perturbations opérationnelles : En planifiant l'installation de l'ERP pendant une période de moindre activité, vous minimisez l'impact sur votre quotidien.
- Une meilleure utilisation des ressources : Une préparation adéquate vous permet d'utiliser efficacement vos ressources disponibles.
- L’occasion de questionner certains processus pour les simplifier : En examinant vos processus existants, vous pouvez identifier des opportunités pour simplifier et améliorer votre efficacité.
Voici quelques conseils supplémentaires pour augmenter les chances de succès
- Lister les fonctionnalités principales dont vous avez besoin en priorité grâce à la checklist Karanext
- Choisir un partenaire fiable pour votre ERP. Assurez-vous de choisir judicieusement votre solution en comprenant la vision de l'éditeur et sa philosophie concernant l'ERP, en vérifiant la couverture fonctionnelle, l'accompagnement au déploiement, et en consultant les retours d'expérience de ses clients.
- S'équiper d'un ERP capable d'accompagner la croissance de votre entreprise est essentiel. Optez pour une solution innovante et évolutive, comme les ERP modulaires proposant un déploiement progressif, afin de répondre aux besoins futurs de votre entreprise.
3 - L’ERP modulaire pour une implémentation fluide, rapide et efficace !
Les ERP traditionnels, réputés pour leur installation complexe, ont largement contribué au préjugé selon lequel il faut attendre la clôture comptable pour installer un nouvel ERP. Ils offrent aux PME de services une centralisation des activités pour une vision unifiée des données. Cependant, cette approche peut créer des interfaces complexes et peu adaptées aux besoins spécifiques, entraînant une perte de productivité systématique
→ De nombreuses PME ont ainsi reporté leurs projets d'ERP en raison de la complexité et du coût élevé. Aujourd'hui, 58% des sociétés de services en France ne sont toujours pas équipées, illustrant les défis rencontrés pour adopter ces solutions.
La promesse - tenue cette fois - des éditeurs d’ERP modernes utilisant une approche modulaire est double :
Un démarrage progressif et une familiarisation facilitée :
En commençant par déployer les modules les plus pertinents pour votre activité ou pour un groupe d'utilisateurs en particulier, votre entreprise peut se familiariser avec l'ERP de manière progressive. Par exemple, vous pouvez commencer par dématérialiser les processus RH sans attendre la clôture comptable avant d'étendre progressivement le déploiement à d'autres départements. En activant les modules RH sans délai, votre entreprise se familiarise avec l'outil sur des processus plus simples et moins exposés, ce qui permet de gagner en productivité.
→ Une fois que votre entreprise a gagné en expérience avec l'ERP et que celui-ci a fait ses preuves, il devient possible d'activer les modules financiers de l'ERP. Cette approche progressive permet d'éviter la complexité d'un déploiement global qui pourrait entraîner une perte de productivité et un risque d'abandon du projet.
Une prise en main rapide par les utilisateurs :
Les ERP modulaires modernes adoptent une approche par espaces dédiés, ce qui permet aux différents départements de visualiser et de prendre en main rapidement les fonctionnalités clés pour leur métier. Cela se traduit par une prise en main rapide du système, offrant ainsi une navigation facilitée et une adoption plus rapide par les utilisateurs.
Conclusion : Il est urgent de ne pas attendre la clôture comptable pour installer votre ERP !
Il est important de ne pas attendre la clôture comptable pour implémenter un ERP dans votre entreprise. Voici quelques raisons pour lesquelles il est même urgent de ne plus attendre :
- Éviter une implémentation indéfiniment repoussée
- Réaliser des gains de productivité immédiats avec un nouvel outil simple à utiliser
- Mieux préparer son entreprise à la clôture comptable
- Profiter d’approches plus simples et plus rapides pour le déploiement de votre ERP
- Se rassurer lors d'un contrôle fiscal avec des données à jour et facilement accessibles
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