Cas Client : Comment Référence Patrimoine Optimise sa Gestion avec l’ERP Karanext  

Client

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Référence Patrimoine, un cabinet de gestion de patrimoine fondé en 2007, offre des services de conseil et de valorisation à une clientèle privée. En 2024, l’entreprise gère plus de 100 millions d’euros d’actifs pour plus de 200 clients. 

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Défis Rencontrés

‍Face à une gestion administrative et financière de plus en plus complexe, Référence Patrimoine peinait à maintenir une efficacité opérationnelle. L’utilisation d’Excel pour la facturation et le suivi engendrait perte de temps, risques d’erreurs et une visibilité limitée sur les activités. La numérotation manuelle des factures, en particulier, était source d’erreurs coûteuses. 

"La gestion manuelle sous Excel était notre talon d'Achille, générant erreurs et doublons qui affectaient notre rentabilité." – Armelle Hebert, Responsable administrative et financière. 

La pré-comptabilité représentait également un casse-tête, nécessitant de compiler manuellement tous les justificatifs de dépense, carte bleue, factures fournisseurs pour l’expert-comptable chaque mois.  

“Chaque mois, à la réception du relevé bancaire, nous étions contraints de rassembler minutieusement tous les justificatifs nécessaires pour l’expert-comptable, veillant à ce qu'aucun document ne manque.” 

De plus, l’entreprise aspirait à un suivi plus précis des dépenses et recettes ainsi qu’à une meilleure gestion RH pour les congés et dossiers collaborateurs.  

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Solution : Adoption d’un ERP moderne 

Afin de répondre à ces besoins grandissants, Référence Patrimoine identifie le besoin de s’outiller d’une solution d’ERP afin de répondre à ces besoins. 

Armelle Hébert fait alors une recherche pour sélectionner des solutions en phase avec ce besoin. 

Elle identifie de nombreuses solutions et effectue des démonstrations mais surtout demande les avis utilisateurs.     

“Je souhaitais contacter un utilisateur pour avoir un vrai feedback utilisateur. Sans tricherie.” “Et avec le temps, je me suis rendu compte que la personne avait raison.” 

Elle effectue alors une interview avec un utilisateur de la solution.  

“La personne m’indique alors que l'assistante administrative de l’entreprise avait une multitude de classeurs autour d'elle remplis de papiers en tous genres et que, depuis la mise en place de la solution, il ne lui en reste plus qu'un, et ce, parce qu'elle tient à l'avoir ! Ça m'est resté... Je revois encore son visage complètement... abasourdi. “ 

Au fil de ses échanges avec les autres utilisateurs d'autres solutions, le choix s'oriente vers Karanext. 

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Une fonctionnalité intéresse particulièrement Référence Patrimoine :  

“C'est le seul logiciel que j'ai trouvé qui proposait deux modes de facturation, avec une facturation de commission en pourcentage à partir d'une souscription et un mode de facturation en euros.” 

Cette facturation flexible, en pourcentage ou en euros, permet ainsi à l’entreprise de disposer d’une vue claire de l'enveloppe d'investissement totale et d'avoir un aperçu global des souscriptions annuelles par client, leur offrant une visibilité étendue et immédiate sur l'ensemble de leurs opérations. 

L'adoption de Karanext s'est imposée grâce à son interface utilisateur simplifiée, organisée par département, qui facilitait grandement l'utilisation quotidienne.  

 Séduits par ces atouts, ils choisissent Karanext pour automatiser leur facturation et améliorer la gestion des ressources humaines et des processus comptables. Le processus de mise en place s'est déroulé rapidement, avec une mise en œuvre effective en seulement un mois, après quelques sessions de formation pour assurer une prise en main efficace de la solution. 

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Les apports de la solution ERP de Karanext

• Automatisation des opérations comptables : La transition vers Karanext ERP a permis d'automatiser la saisie des factures et le rapprochement bancaire, réduisant drastiquement le temps consacré à ces tâches. 

“On gagne un temps fou. Quand je cherche une information je la trouve bien plus facilement” 

• Gestion efficace des ressources humaines : La solution a facilité le suivi des congés et la gestion administrative du personnel, offrant une meilleure visibilité sur les ressources disponibles et améliorant le bien-être des collaborateurs. 

“Les collaborateurs sont contents, cela les rassure d’avoir un vrai suivi de leur congé et cela permet de gagner pas mal de temps.” 

• Meilleur suivi et contrôle : Avec Karanext, Référence Patrimoine a gagné en visibilité sur l'état de chaque facture et transaction, permettant un suivi en temps réel et une réduction significative des erreurs. 
• Reporting amélioré : La capacité de générer des rapports personnalisés a offert une vue claire des performances financières, facilitant la prise de décisions stratégiques. 

“C’est un produit en continuelle évolution qui s’adapte aux différentes réglementations. Je trouve que c’est vraiment bien.” 

Les bénéfices du déploiement de l’ERP Karanext :
L'intégration de Karanext ERP chez Référence Patrimoine a engendré des bénéfices significatifs : 

• Gain de temps considérable : L'automatisation a libéré du temps pour des tâches à valeur ajoutée, permettant à l'équipe de se concentrer sur le conseil clientèle et le développement de l'entreprise. 

“ J’ai divisé mon temps par deux sur une grande partie de mes tâches administratives et RH” 

• Amélioration de la gestion financière : La solution a permis une gestion plus efficace des flux financiers, réduisant les risques liés aux erreurs manuelles et augmentant la précision des suivis comptables. 
• Conformité et sécurité : Karanext a renforcé la conformité aux normes comptables et financières, sécurisant l'entreprise face à d'éventuels contrôles fiscaux ou réglementaires. 
• Relation avec l’Expert-Comptable Optimisée : Facilitation de l’accès aux données pour l'expert-comptable, rendant les échanges plus fluides. 

• Satisfaction accrue des clients et des employés : La solution a amélioré l'expérience des clients en offrant un suivi précis de leurs dossiers, tout en facilitant la vie des employés grâce à une meilleure gestion des ressources humaines. 

“Non seulement, c'est un outil puissant qui nous permet de gagner du temps et qui sécurise le travail, mais qui aussi est zéro papier. “ 

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Conclusion

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L’intégration de Karanext a transformé la gestion opérationnelle de Référence Patrimoine, leur permettant de dépasser les obstacles administratifs et comptables. Cette transition vers un ERP adapté a non seulement renforcé l'efficience mais a aussi positionné l'entreprise pour une croissance durable, illustrant l'importance d'une solution ERP bien choisie. 

Pour en savoir plus sur la solution modulaire Karanext conçue pour les bureaux d’études, demandez une démonstration.

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