Si 58% des PME françaises ne sont pas encore équipées d’un ERP, c’est en partie dû aux promesses non tenues des solutions ERP traditionnelles qui ont cherché à proposer une vision unifiée des données au sein d’une interface centralisée.
Vouloir centraliser à tout prix l’activité d’une société de services sur une interface unique est resté un vœu pieux, les interfaces proposées étant peu adaptées aux vrais besoins des utilisateurs et au rythme de croissance de l’entreprise.
Pire encore, le déploiement de ces ERP classiques est souvent complexe, lent et parfois chaotique, car il touche l’ensemble des départements en même temps.
Dans plus de 20% des cas, le projet est même abandonné !
Mais pour autant, inutile de céder à la fatalité. En réponse à ces défis, les ERP modulaires se présentent comme une alternative efficace. Ils offrent la possibilité d'une mise en place fluide et rapide, étape par étape, d’une solution adaptée à chaque groupe d’utilisateurs.
Les trois fausses promesses des ERP traditionnels
Les ERP traditionnels sont souvent présentés comme des solutions complètes et intégrées pour gérer l'ensemble des activités d'une entreprise. Cependant, ces systèmes ne tiennent pas toujours leurs promesses. En moyenne, 50% des entreprises sont déçues par l’ERP dont elles viennent de faire l'acquisition. Un chiffre bien trop conséquent pour le coût et les ressources qu’impliquent ces solutions. Les raisons de cette déception sont nombreuses :
- Des interfaces trop complexes : les interfaces ne répondent pas aux objectifs de productivité et de simplification des processus métier.
- Des délais de déploiement longs : Un ERP trop complexe, déployé en une seule fois, engendre souvent des délais d'implémentation longs pouvant entraîner une perte de productivité et des coûts supplémentaires.
- Une réticence des utilisateurs : En raison de sa complexité, les utilisateurs sont souvent réticents à utiliser l'outil. Les interfaces unifiées, bien qu'offrant de nombreuses fonctionnalités, peuvent s'avérer contre-productives. En effet, les utilisateurs de différents départements ne se servent pas de toutes ces fonctionnalités et peuvent se sentir perdus au sein de l'application, rendant ainsi la prise en main difficile. Cela conduit parfois à un retour à l'utilisation du fichier Excel, diminuant de ce fait la valeur ajoutée initialement prévue par l'ERP.
- Des frais cachés : Les entreprises peuvent être amenées à payer pour des fonctionnalités dont elles n'ont pas besoin tandis que les besoins de personnalisation vont ajouter de nouveaux coûts.
"La vision traditionnelle de l'ERP n’a pas su répondre aux attentes. Karanext introduit donc une nouvelle perspective, offrant une solution intégrée tout en répondant aux exigences particulières de chaque département," Christian Verdier - CEO de Karanext
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https://www.appvizer.fr/magazine/operations/erp/comment-deployer-erp
Le déploiement étape par étape qu’est-ce que c’est ?
Les ERP traditionnels utilisent très souvent une stratégie dite de déploiement express également appelée “stratégie du big bang”. L’objectif, qui n’est d’ailleurs presque jamais atteint, consiste à lancer tous les lots fonctionnels en même temps pour tout livrer le plus rapidement possible.
Pourquoi cette méthode n’est-elle pas efficace ?
Parce qu’au lieu de leur faire gagner du temps, la mise en place d’un ERP traditionnel en fait perdre à vos équipes !
→ Un déploiement massif impacte un trop grand nombre d’utilisateurs et de départements de manière simultanée. Et de manière paradoxale, alors que ces personnes sont déjà débordées par leurs tâches quotidiennes, elles ne trouvent pas le temps de se former ni de se familiariser avec leur nouvel outil...
→ De plus, la présence d'utilisateurs réfractaires au changement au sein de certains départements peut engendrer des retards dans le projet. Lorsque le retour sur investissement (ROI) n'est pas rapidement perceptible, cela peut susciter des doutes quant à la valeur de l'ERP et créer un cercle vicieux de retards et une vague de scepticisme.
Conséquence ? Le projet est souvent repoussé et a même de grandes chances de tomber aux oubliettes.
À l’inverse, les ERP modernes ont été conçus de manière modulaire pour éviter ce type de problème. L'objectif est de déployer d'abord un sous-groupe de fonctionnalités ou des fonctionnalités clés répondant aux besoins spécifiques d'un département.
L’entreprise constate immédiatement les gains de temps réalisés et capitalise sur cette expérience positive qui suscite l'intérêt des autres départements pour la suite du projet.
Par exemple, en déployant la solution dans le département des ressources humaines, les RH deviennent plus efficaces et les collaborateurs commencent à percevoir l'intérêt de la solution, ce qui les incite à s'y familiariser.
Le déploiement s’étend plus rapidement aux autres départements et avec un engouement plus fort, car les utilisateurs ont compris l'intérêt de la solution et ont pu échanger avec leurs collègues des RH sur son efficacité et la fluidité de la prise en main.
Un ERP modulaire facilite ce type de déploiement en proposant des modules spécifiques à chaque département. Cela permet d'activer initialement seulement le premier module nécessaire et de limiter les coûts aux fonctionnalités utilisées à ce stade. De ce fait, le retour sur investissement (ROI) est considérablement simplifié. Les modules supplémentaires peuvent ensuite être activés progressivement, au fur et à mesure de l'avancement du projet.
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Les atouts d’un déploiement “étape par étape”
La mise en place d’un ERP est une étape délicate pour une PME. C’est un défi technique qui touche aussi à l’organisation même du travail. Dans une société de services ou une ESN, les futurs utilisateurs doivent percevoir d’emblée les avantages qu’ils vont personnellement tirer de leur ERP.
Si dès le début, ils ont l’impression que l’installation de leur nouvel outil ressemble à un combat perdu d’avance entre l’homme et la machine, le taux d’adoption risque d’être faible et l'objectif de gain d’efficacité et de productivité ne sera jamais atteint.
- Une prise en main et une adoption facilitée
L'un des avantages majeurs d'un ERP modulaire est la possibilité de disposer d’interfaces adaptées à chaque département de l’entreprise.
→ Cette approche permet une expérience utilisateur plus intuitive et simplifiée, ce qui accélère la prise en main, car chaque département peut visualiser uniquement les fonctionnalités dont il a besoin sans submerger les équipes avec des interfaces complexes et encombrées
Par exemple, le département des ressources humaines peut rapidement gérer ses collaborateurs, les notes de frais et les congés sans avoir à naviguer dans une interface qui inclut également la facturation et la comptabilité.
Cette approche présente enfin l'avantage de permettre aux utilisateurs de se familiariser progressivement avec chaque groupe de fonctionnalités. Ils peuvent ainsi prendre le temps de maîtriser les outils avant de passer à la suite du déploiement. Cela contribue à renforcer l'adoption de l'ERP par vos équipes et à optimiser son utilisation au quotidien.
→ Pour aller plus loin, téléchargez La checklist ultime pour bien choisir son ERP
- Un déploiement moins risqué avec un ERP modulaire
En adoptant une approche progressive du déploiement des fonctionnalités, les risques liés à une mise en œuvre massive et complexe sont significativement réduits.
→ Cette méthode permet d'identifier et de corriger les erreurs au fur et à mesure de la mise en œuvre, offrant ainsi un processus plus rassurant et plus maîtrisé pour vos équipes.
L'ERP modulaire permet une mise en œuvre progressive et personnalisée, réduisant ainsi les risques liés à un déploiement massif et complexe.
- Une tarification flexible et progressive
Un ERP modulaire permet une tarification évolutive et progressive, ce qui signifie que votre entreprise peut choisir les modules à déployer en fonction de ses priorités, de son budget et de ses besoins.
→ Cette flexibilité permet de mieux maîtriser les coûts, car les déploiements sont planifiés en fonction des besoins réels de l'entreprise
Avec un ERP modulaire, vous ne payez que pour les fonctionnalités dont vous avez besoin, ce qui vous permet de réaliser des économies et d'optimiser votre investissement.
Un exemple de déploiement réussi de l’ERP modulaire de Karanext
Depuis 2021, Karanext accompagne avec succès une PME du sud-ouest de la France avec son ERP modulaire. Cette entreprise, spécialisée dans les services numériques, avait besoin d'une solution ERP pour gérer ses activités de manière plus efficace et centralisée.
Cependant, elle n'était pas certaine à 100 % de bien cerner ses propres besoins de départ et était donc réticente à s'engager sur un projet complexe d'un seul tenant.
C'est là que l'approche modulaire de Karanext a fait la différence.
→ En proposant une solution ERP modulaire, Karanext a permis à l'entreprise de déployer les fonctionnalités dont elle avait réellement besoin, de manière progressive et adaptée à ses besoins spécifiques. Cette approche a permis un déploiement en douceur et a facilité l'adoption du nouvel outil par les différents départements de l'entreprise.
→ Dans le département RH, par exemple, certains collaborateurs étaient initialement frileux à l'idée d'adopter le nouvel outil. Pour les convaincre, la stratégie adoptée a été de les impliquer dans un projet pilote limité à quelques fonctionnalités essentielles du module RH telles que la gestion des congés et des notes de frais.
Cette approche a permis de démontrer la valeur ajoutée de l'outil et de rassurer les collaborateurs concernés. Ainsi, suite à la dématérialisation des congés et notes de frais, le département a ensuite adopté l’outil pour une gestion plus large des collaborateurs du recrutement à la génération automatique des contrats et avenants. Le département a ainsi gagné en efficacité en réduisant par deux ses tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines.
→ L'approche modulaire a facilité la tâche pour convaincre le département comptabilité/finance, qui a non seulement accepté d'utiliser l'outil, mais a également alloué un budget pour commencer son déploiement. Cette décision a été facilitée par la tarification progressive de Karanext, qui permet à l'entreprise de ne payer que pour les fonctionnalités dont elle a besoin.
"La transition vers Karanext ERP a été transparente et efficace, selon notre directeur financier. En quelques semaines, nous avons intégré l'outil sans perturber nos opérations. Karanext offre un paramétrage sur-mesure, un transfert de données sécurisé, une prise en main simplifiée et un support ultra-réactif. Nous avons été accompagnés à chaque étape pour soutenir notre croissance. Patrick F. CFO
Après le déploiement au sein des départements RH et finance, l’entreprise a pour projet de déployer le CRM pour optimiser sa gestion commerciale. Aujourd’hui l’entreprise économise 0,5 ETP (équivalent temps plein) grâce à la solution.
Tout projet ERP nécessite une planification minutieuse du déploiement et de l'accompagnement au changement. Les ERP modulaires peuvent être une stratégie efficace pour assurer un déploiement en douceur et une adoption facilitée par les utilisateurs.
Pour en savoir plus sur les avantages d'un ERP modulaire, demandez une démonstration ou testez la solution gratuitement.
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