Comment un ERP peut-il améliorer le suivi et la rentabilité de vos projets au forfait ?

Comment optimiser la rentabilité de vos projets au forfait grâce à un ERP ?

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Les projets au forfait, prisés par de nombreuses sociétés de services pour leur fort potentiel de rentabilité (si bien maîtrisés) peuvent rapidement devenir complexes à gérer sans les bons outils. 

Contrairement aux projets en régie, souvent bien pris en charge par les logiciels de gestion d'affaires traditionnels, les projets au forfait exigent un suivi rigoureux des coûts, une gestion optimisée des ressources, et une planification sans faille pour assurer la rentabilité. 

Dans cet article, découvrez comment un ERP moderne peut simplifier et améliorer la gestion de vos projets au forfait, en renforçant la maîtrise des coûts et la rentabilité.

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Quelles sont les limites des outils de gestion de projet classiques

Dans un environnement où la gestion de projets au forfait exige une précision rigoureuse et une flexibilité accrue, les outils traditionnels de gestion de projet révèlent rapidement leurs limites. 

Ainsi, les logiciels de gestion de projet traditionnels se concentrent principalement sur la gestion des tâches et des ressources, sans prendre en compte la dimension financière propre aux projets au forfait. Voici quelques-unes de leurs principales limites :

• Focus sur les tâches : Ces outils sont principalement conçus pour gérer les tâches et les ressources, mais ils ne prennent pas en compte la dimension financière spécifique aux projets au forfait.
• Manque d'adaptabilité : Ils sont souvent rigides et ne s'adaptent pas facilement aux spécificités des projets au forfait, qui nécessitent une grande flexibilité dans la facturation, la durée de mise en oeuvre ou le suivi des temps.
• Peu de visibilité globale et par phase : Les outils traditionnels manquent de fonctionnalités pour une vision d'ensemble des projets au forfait et de leur progression par phase. Cela rend difficile l'anticipation des risques, l'ajustement des stratégies, et le suivi précis de l'avancement, compromettant ainsi la réussite des projets.

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Cas concret : Excel un outil qui montre rapidement ses limites

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Excel, bien qu'apprécié pour sa simplicité et ses capacités graphiques, se révèle vite insuffisant pour les entreprises en croissance. Les risques d'erreurs, de pertes de données et les difficultés de collaboration limitent son efficacité au-delà d'une certaine taille.

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• Manque de centralisation : Les données sont éparpillées dans différents fichiers Excel, rendant difficile l'obtention d'une vue d'ensemble du projet.
• Risque d'erreurs : Les calculs manuels dans Excel sont source d'erreurs, notamment en cas de modifications fréquentes.
• Difficulté à suivre l'avancement : Il est compliqué de visualiser l'état d'avancement du projet en temps réel et d'identifier les éventuels retards dans un tableur Excel.

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→ Les outils traditionnels comme les logiciels de gestion de projet génériques ou Excel ne sont pas adaptés pour gérer les spécificités des projets au forfait. Une approche plus spécialisée est nécessaire pour surmonter ces limites et assurer une gestion efficace et rentable des projets.

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Comment un ERP vous aide-t-il à optimiser la gestion des projets au forfait ? 

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1. Suivi précis des coûts

Problématique : Suivre les coûts réels tout au long du projet peut s'avérer complexe, surtout lorsque les dépenses s'accumulent et que les écarts budgétaires ne sont détectés que tardivement.

Solution proposée par un ERP : Un ERP permet de suivre en temps réel les dépenses estimées par rapport aux dépenses réelles, que ce soit en termes de ressources ou de temps. L’outil offre une visibilité constante sur l'évolution des coûts et des marges, permettant de comparer la marge estimée initialement à la marge réelle. 

→ Lors de la détection d'un dépassement de coûts sur une phase spécifique, l'ERP permet de prendre des mesures d'ajustement sur les phases suivantes pour rééquilibrer la rentabilité du projet global.

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2. Gestion efficace des ressources

Problématique : Sans une vue d'ensemble claire, la gestion des ressources peut devenir chaotique, entraînant des inefficacités et des goulots d'étranglement.

Solution proposée par un ERP : Un ERP centralise la gestion des ressources, permettant une optimisation précise de l'utilisation des équipes et des équipements. Grâce à une visibilité complète sur la disponibilité et l'allocation des ressources, l'ERP facilite une planification efficace et réduit les risques de sous-utilisation ou de surutilisation.

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3. Planification des délais et alertes en cas de retard

Problématique : Les retards dans les projets peuvent nuire à la rentabilité et compromettre la satisfaction des clients.

Solution proposée par un ERP : Un ERP facilite une planification rigoureuse des délais en offrant des outils pour définir des échéances précises et suivre l’avancement en temps réel. En cas de risque de retard, l’entreprise peut donc prendre des mesures correctives rapidement. Cette proactivité aide à maintenir les délais prévus, réduire les impacts négatifs et garantir une exécution fluide du projet.

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4. Facturation précise et rapide

Problématique : La facturation des projets au forfait peut être complexe, entraînant des erreurs qui renvoient une image peu professionnelle de votre entreprise au client.

Solution proposée par un ERP : Un ERP facilite une facturation précise en intégrant directement les données du projet. Il permet de générer des factures en fonction de l’avancement du projet, réduisant ainsi les risques d'erreurs et accélérant le processus. Grâce à des fonctionnalités automatisées, l'ERP assure une facturation rapide et exacte, alignée avec les conditions du contrat et les progrès réalisés, tout en simplifiant la gestion financière et administrative des projets au forfait.

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5. Analyse des performances pour une meilleure rentabilité

Problématique : Sans analyse en temps réel, il est difficile d'identifier les opportunités d'amélioration continue et d’optimiser la rentabilité.

Solution proposée par un ERP : Un ERP fournit des outils d'analyse détaillés qui permettent de suivre la performance du projet à chaque étape. Grâce à des rapports, vous pouvez évaluer la rentabilité, identifier les domaines nécessitant des améliorations et ajuster vos stratégies en conséquence. Cette visibilité accrue aide à maximiser la rentabilité en mettant en lumière les succès et les points faibles, facilitant ainsi des ajustements informés et efficaces.

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L'importance de choisir un ERP adapté aux projets au forfait

Le choix d'un ERP est une décision stratégique pour toute entreprise, et encore plus lorsqu'il s'agit de gérer des projets au forfait. Un ERP mal adapté peut rapidement devenir un frein à la productivité et à la rentabilité.

Les fonctionnalités clés à rechercher

Pour optimiser la gestion de vos projets au forfait, il est essentiel de privilégier un ERP doté des fonctionnalités suivantes :

• Gestion avancée des devis et contrats : Capacité à créer rapidement des devis détaillés permettant de présenter les différentes phases de projets et générer des contrats sur mesure.
• Flexibilité de la facturation : Possibilité d’estimer des prix en jour/homme mais également en unité / prix, etc. afin de pouvoir répondre aux besoins spécifiques des projets au forfait. Contrairement aux ERP spécialisés pour la régie, les ERP proposant la gestion des projets au forfait permettent de ne pas afficher la ressource sélectionnée à l’étape de devis et propose différents types de facturation.
• Chiffrage des projets : Possibilité de chiffrer les projets dès l’étape du devis afin d’estimer une marge initiale. Cette marge pourra ensuite être comparée à la marge en temps réel et la marge finale du projet. Au sein de cette étape, assurez-vous de la possibilité de chiffrer également du matériel ou de la location afin d’estimer une marge réelle.
• Planification et suivi des projets : planification des phases de projets, des ressources et des tableaux de bord de suivi en temps réel.
• Allocation de ressources : Possibilité d’allouer des ressources sur les projets et de disposer d’une visibilité de la disponibilité des ressources incluant les jours de congés. Saisie des temps par heures ou jours et de manière hebdomadaire pour un suivi efficace.

• Facturation et contrôle de gestion : Facturation des projets selon les modalités contractuelles, rapprochement comptable automatisé et possibilité d'avoir un estimé de reste à facturer global pour l'entreprise.

• Gestion des temps et des notes de frais : Saisie des temps passés par les équipes, approbation des notes de frais pouvant être associées aux projets

• Reporting et tableaux de bord : Indicateurs clés de performance (taux de marge, taux d'avancement...) pour piloter la rentabilité des projets.

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L'apport d'un ERP moderne et modulaire : flexibilité et scalabilité

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Les ERP modernes se distinguent par leur architecture modulaire, offrant une flexibilité exceptionnelle aux entreprises. Cette modularité permet de composer une solution sur mesure à l’instant t, en sélectionnant uniquement les fonctionnalités nécessaires aux besoins spécifiques de l'entreprise.

• Adaptation aux besoins : Chaque entreprise de services est unique. Grâce à la modularité, un ERP peut être configuré pour s'adapter à à ces spécificités, en intégrant les modules les plus pertinents.
• Évolutivité dans le temps : Les besoins d'une entreprise évoluent. La modularité permet d'ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure, sans avoir à remplacer l'ensemble de la solution.
• Réduction des coûts : En ne payant que pour les modules utilisés, les entreprises peuvent optimiser leur investissement et éviter les coûts inutiles.
• Mise en œuvre plus rapide : La modularité facilite la mise en œuvre de l'ERP, car il est possible de déployer progressivement les différents modules en fonction des priorités.
• Intégration facilitée : Les ERP modernes sont conçus pour s'intégrer facilement avec d'autres systèmes existants (comptabilité, CRM, etc.), créant ainsi un écosystème numérique cohérent.

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Karanext est l'ERP nouvelle génération conçu pour répondre aux besoins spécifiques des projets au forfait. Grâce à ses fonctionnalités avancées et à sa modularité, il vous permet d'optimiser la gestion de vos projets, d'améliorer votre productivité et d'augmenter votre rentabilité. 

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