Saviez-vous qu'un processus de facturation défaillant peut faire perdre jusqu'à 5% de chiffre d'affaires à votre entreprise ?
Pour les cabinets de conseil, la facturation est bien plus qu'une simple formalité administrative.
Elle représente une transaction financière essentielle avec un client, un partenaire commercial ou un sous-traitant.
Un processus de facturation maîtrisé impacte positivement la relation client et la réputation de votre cabinet de conseil, tout en augmentant sa rentabilité et sa performance globale.
Dans cet article, nous partageons huit bonnes pratiques de facturation pour optimiser la gestion financière des cabinets de conseil.
De l’importance de la facturation pour un cabinet de conseil
Dans un cabinet de conseil, une ESN ou un bureau d'études, une facture est bien plus qu'un simple document financier. C'est la concrétisation d'une opération commerciale qui revêt une valeur juridique significative.
Selon le ministère de l’économie et des finances “La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.”
Ce document, souvent sous format électronique, officialise la vente d'une prestation de service et sert de justificatif légal pour les éventuelles relances et la clôture de l'exercice comptable.
Une facturation efficace permet ainsi de :
- Renforcer la confiance de vos clients en leur proposant une facturation transparente et détaillée,
- Préserver l'image de l'entreprise en émettant des factures professionnelles et irréprochables,
- Gérer efficacement les flux de trésorerie en garantissant des paiements en temps voulu pour les prestations
- Améliorer la performance globale en optimisant les processus de facturation et de suivi des paiements.
→ La facturation est un élément crucial pour les cabinets de conseil, garantissant non seulement le paiement des services rendus, mais aussi reflétant le professionnalisme et l'organisation de l'entreprise.
Lire aussi >> Sociétés de service : pourquoi implémenter un ERP ? <<<
1 - Établissez des contrats solides en amont de chaque projet
Un contrat de prestation de services établit un lien contractuel entre un prestataire et un client.
Ce document engage le prestataire à fournir une prestation définie en échange d'une rémunération convenue.
→ Un bon processus de facturation commence par l’établissement d’un contrat détaillé décrivant les prestations fournies par votre cabinet de conseil, les délais, les tarifs et les modalités de paiement.
Ce document doit notamment mentionner :
- Les services fournis par votre cabinet de conseil
- Les délais d'exécution de chaque phase du projet et les conditions de résiliation
- Les tarifs et les modalités de paiement.
- Les pénalités de retard en cas de paiement tardif et une clause de règlement des litiges
- Sans oublier d’inclure une clause de confidentialité pour protéger les informations sensibles échangées dans le cadre de la prestation.
👍 Un contrat bien rédigé clarifie les attentes des deux parties dès le départ, réduisant ainsi les risques de litiges et de non-paiement. Il offre une base solide pour la facturation, en définissant clairement les termes et conditions de paiement.
👎 Mais la gestion des contrats en cabinet de conseil est une tâche complexe et chronophage. Sans un outil d’automatisation adapté, vous risquez de faire perdre du temps à vos équipes, voire de perdre des projets.
Des ERP modernes existent pour simplifier et automatiser votre gestion contractuelle :
- Par exemple, l’ERP de Karanext permet de générer un nouveau contrat en un clic, de le faire signer électroniquement, et d’en notifier la validité sur l’outil.
- Grâce à des templates (ou modèles) de contrats préétablis, vous pouvez accélérer le processus tout en garantissant la cohérence de vos documents contractuels.
- Il est également possible d’ajuster ses clauses, en le téléchargeant puis en l'uploadant à nouveau pour ne pas multiplier les versions.
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2 - Envoyez des factures transparentes et claires
Les prestations proposées par un cabinet de conseil sont souvent complexes, et leur exécution peut s'étendre sur plusieurs mois, voire plusieurs années.
👎 Si vos factures sont opaques pour vos clients, s’ils peinent à les déchiffrer, vous courez le risque d'erreurs, d'insatisfaction, de retards de paiement et de confusion.
Que vos projets soient tarifés au forfait ou en régie, la clarté et la transparence sont des éléments essentiels d'une facturation efficace. La facture doit être un document limpide et compréhensible pour le client, même s'il n'a pas de connaissances spécifiques en comptabilité.
Pour ce faire, il est crucial de :
- Détailler avec précision les services rendus, en mentionnant la nature de la prestation, la date et la durée de l'intervention, le nom du consultant responsable, etc.
- Préciser clairement les tarifs appliqués, en indiquant le prix unitaire et le montant total de la prestation ainsi que le mode de tarification
- Séparer les taxes et les frais éventuels du prix de la prestation, en les mentionnant de manière distincte.
- Utiliser un langage simple et éviter le jargon technique, afin que le client, quel que soit le poste qu’il occupe, puisse comprendre facilement le contenu de la facture.
💡 Certains logiciels de facturation ou ERP modernes offrent des modèles de facturation personnalisables. Une fois configurés, ces modèles permettent de générer facilement des factures claires et professionnelles en quelques clics tout au long du projet. Cette automatisation simplifie le processus de facturation et allège la charge administrative en réduisant les tâches répétitives et le risque d'erreurs.
“Karanext offre de nombreuses fonctionnalités qui me permettent une gestion facilitée au quotidien sur les tâches administratives et de facturation : suivi des opérations, suivi des paiements fournisseurs, suivi des créances clients ... Simple d'utilisation, l'outil ne cesse d'évoluer pour toujours mieux répondre à nos besoins”. Cécilia Mirco - Resp. administrative, EQUITIM
3 - Optez pour une facturation rapide et fréquente
Un bon processus de facturation peut améliorer votre flux de trésorerie de 10%.
Certains cabinets de conseils conservent encore leurs factures et attendent la fin du mois pour les envoyer à leurs clients. A ce processus manuel, viennent s’ajouter des risques d’oublis et un suivi difficile. Si c’est votre cas, sachez que c’est un frein inutile que vous mettez à votre cash-flow et donc à la rentabilité de votre entreprise.
💡 Pour maintenir un bon niveau de trésorerie, émettez des factures de manière régulière et faites-les parvenir à vos clients le plus rapidement possible. Certains cabinets de conseil demandent désormais que les factures soient réglées dans un délai de sept jours ouvrables ; et certains clients paient leurs factures à réception, alors pourquoi s’en priver ?
→ Avec un logiciel de facturation adapté vous pouvez paramétrer certaines options pour simplifier le processus de facturation.
→ Si vous utilisez un ERP, c’est encore plus facile. Tous les éléments nécessaires à la facturation sont intégrés dans le système, ce qui facilite l’envoi automatique des factures à chaque fin de projet ainsi que leur suivi et la gestion des paiements.
4 - Effectuez un suivi des heures rigoureux
Projets facturés au forfait : dans de nombreux cabinets de conseil, le suivi des heures travaillées sur chaque projet est un défi majeur pour ne pas dire un casse-tête permanent.
👎Sans mise en place d’un processus efficace, il devient difficile de comptabiliser précisément les heures travaillées par chaque consultant sur chaque projet. Ce qui peut entraîner des erreurs de facturation, des retards dans les paiements et une insatisfaction client.
Un suivi inadéquat du temps travaillé affecte aussi le chiffrage et la planification des ressources pour les projets à venir, entraînant une utilisation inefficace des ressources disponibles et donc une baisse de rentabilité.
💡 Pour optimiser la facturation et améliorer la gestion des projets, il est essentiel de disposer d'un logiciel de suivi du temps fiable et intégré. Un ERP peut jouer un rôle déterminant dans cette démarche en centralisant les données de suivi du temps et en les intégrant directement dans le système de facturation.
Certains ERP modernes offrent également des fonctionnalités de facturation à l'avancement, particulièrement avantageuses pour les projets de longue durée. Cette approche vous permet de facturer progressivement, en parallèle de l'avancement du projet, tout en assurant un suivi précis de son évolution. Vous avez ainsi les moyens de mesurer la rentabilité en temps réel, d'identifier les éventuels retards et de garantir une communication efficace pour la réussite du projet.
5 - Facilitez le règlement de vos factures
72% des entreprises ayant un processus de facturation optimisé constatent une réduction des retards de paiement. Comment garantir un règlement rapide et efficace de vos factures tout en offrant à vos clients une expérience de paiement optimale ?
👍 Proposer des solutions de paiement variées et adaptées aux besoins du marché est essentiel pour éviter les retards de paiement et améliorer la relation client.
→ En offrant plusieurs options telles que les virements bancaires, ou prélèvements, vous maximisez les chances que chaque client trouve une méthode qui lui convient.
→ Si vous travaillez avec des clients internationaux hors zone euro, sachez que certaines banques en ligne proposent l’ouverture de comptes “business” dans de multiples devises. Vous évitez les frais de change et vos clients aussi.
→ Certains cabinets de conseil offrent des remises pour les paiements anticipés. Par exemple, les clients peuvent bénéficier d'une remise de 2 % sur une facture payée dans les dix jours, le montant total étant dû dans les 30 jours si ce délai n'est pas respecté.
💡 Permettre à vos clients de choisir leur mode de paiement non seulement simplifie les transactions, mais renforce également la confiance et la satisfaction envers votre cabinet de conseil, favorisant ainsi une trésorerie optimisée et des relations commerciales pérennes.
6. Prévoyez des pénalités en cas de retard de paiement
60% des factures B2B sont payées en retard en France. Comment dissuader les retards de paiement et encourager le respect des échéances ?
→ Pour un cabinet de conseil, prévoir des pénalités de retard dans les contrats signés avec vos clients est une pratique efficace.
Tout en assurant une rentrée de trésorerie plus régulière, cette mesure démontre également votre sérieux en matière de gestion financière, renforçant ainsi la confiance de vos clients et contribuant à maintenir des relations commerciales durables.
→ Par exemple, un contrat peut stipuler qu'un certain pourcentage du montant total sera ajouté à la facture en cas de paiement en retard de plus de 30 jours, incitant ainsi les clients à respecter les délais de paiement convenus.
💡 Conseil : Dans tous les cas, il est important de définir un barème de pénalités clair et conforme à la loi. C’est ce qui vous permettra par la suite de ne pas vous sentir gêné de faire respecter vos conditions de paiement. La voie juridique ne doit être utilisée qu'en dernier recours. Essayez d’abord la fermeté et la persuasion pour ne pas risquer de détériorer une relation que vos équipes ont mis des mois à construire.
7 - Centralisez et archivez l’ensemble de vos factures
La dispersion des factures sur différents supports tels que les e-mails, les fichiers Excel, les dossiers Drive ou même en format papier peut entraîner une perte de temps significative lorsqu'il s'agit de les rassembler, de les vérifier ou de les présenter à l'administration fiscale.
👍 Pour une gestion efficace de vos factures, il est crucial de numériser, centraliser et archiver l'ensemble de vos documents financiers dans un seul et même endroit. Cela facilite la gestion des flux comptables et financiers, permettant à votre entreprise de savoir quelles sont les factures à recouvrer en fonction des échéances et des modalités de paiement de chaque facture.
💡 Un ERP, avec sa capacité à synchroniser l'ensemble de vos données telles que les factures, les clients, les produits, les services, etc., représente l'outil idéal pour gérer l'archivage de vos factures dans une seule et même application. Cette centralisation garantit un accès rapide, facile et sécurisé à l'ensemble de vos données financières.
8 - Gérez efficacement vos données CRM
63% des clients B2B sont moins susceptibles de faire affaire avec une entreprise après une expérience de facturation négative.
→ Gérer efficacement vos données clients est essentiel pour éviter les erreurs de facturation. La saisie précise des informations dès le départ est cruciale pour maintenir un processus de facturation efficace par la suite.
→ En améliorant la qualité de votre base de données client, vous réduisez les risques d'erreurs et de corrections fréquentes dans votre logiciel de CRM.
💡 Pour optimiser davantage votre processus de facturation, il est conseillé de combiner votre CRM avec un ERP. Cette intégration facilite la gestion des projets et de leur facturation en offrant une vue d'ensemble complète qui relie les informations clients du CRM à la gestion de projet de l'ERP.
En conclusion, n'ignorez pas l'importance du processus de facturation pour votre cabinet de conseil. Il influence directement la rentabilité de votre entreprise et son image auprès de vos clients.
🎯 Karanext propose un ERP moderne dédié aux cabinets de conseil. La plateforme propose une solution complète et flexible, intégrant de nombreuses automatisations pour faciliter la gestion de la facturation des cabinets de conseil et leur faire gagner du temps.
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