Agences créatives : Pourquoi visualiser la rentabilité de ses projets est essentiel ?

85% de la performance financière d’une agence créative est directement liée à la réussite de chaque projet. 

Mais pourquoi alors est-il si difficile de monitorer avec précision la rentabilité de chaque prestation ou projet ? 

Le succès d'une agence créative ne se limite pas à la somme des talents de ses collaborateurs. La production audiovisuelle, la stratégie de communication, la rédaction de contenu, l'événementiel ou le media planning sont autant de prestations délivrées au client qui génèrent des revenus pour l'entreprise, mais aussi des coûts liés aux ressources mobilisées pour mener à bien chaque mission.

Cependant, avec la multiplication des acteurs, des prestataires et des tâches à accomplir pour chaque projet, ces ressources, comptabilisées de différentes manières - en temps passé, au forfait - peuvent devenir difficiles à agréger et à analyser.

Le résultat ? Une rentabilité parfois difficile à estimer, pourtant déterminante pour savoir si l'on est gagnant ou perdant sur un projet.

Dans cet article, nous explorons l'importance de visualiser la rentabilité des projets au sein de votre agence créative. Nous verrons ensemble pourquoi et comment cette démarche est essentielle à la réussite de votre entreprise, en vous permettant de prendre des décisions éclairées et de maximiser votre performance financière.

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Comment une agence créative est-elle organisée ?

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Derrière le terme générique d'agence créative se cache une diversité de structures et de modes opératoires. Bureaux de design, studios de communication, agences de publicité... Les appellations sont nombreuses, mais toutes partagent un même objectif : accompagner les entreprises dans la conception et la réalisation de projets créatifs.

→ Concrètement, une agence créative met à la disposition de ses clients un éventail de compétences variées : stratégie de marque, création de contenus visuels et textuels, webdesign, développement digital, événementiel... La liste est loin d'être exhaustive !

Une palette de talents pour un maximum de créativité

Pour mener à bien ces missions complexes, les agences créatives s'appuient sur des équipes pluridisciplinaires composées de talents aux profils variés : directeurs artistiques, concepteurs-rédacteurs, graphistes, web developers, vidéastes, photographes... Chaque maillon de la chaîne joue un rôle essentiel dans la réussite d'un projet.

Face à des besoins ponctuels ou à des compétences spécifiques, les agences créatives font également appel à des freelances. Cette flexibilité permet aux agences de répondre aux demandes les plus pointues et de s'adapter aux fluctuations d'activité.

Projet au forfait, temps passé et modèle hybride

Le mode de fonctionnement d'une agence créative peut alors varier en fonction de sa taille et de sa spécialisation. Certaines agences travaillent au forfait, tandis que d'autres facturent au temps passé. De plus en plus, les agences adoptent des modèles hybrides, combinant les deux approches sur un même projet créatif.

Quelle que soit la formule choisie, l'objectif principal d'une agence créative est de délivrer à ses clients des prestations de qualité qui répondent à leurs besoins et à leurs attentes. 

En ce sens, la réussite d'une agence créative repose sur sa capacité à conjuguer créativité, expertise technique relation client et mesure de sa rentabilité.

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Pourquoi visualiser la rentabilité de ses projets est essentiel pour une agence créative ?

Dans l'environnement hautement concurrentiel des agences créatives, remporter un appel d'offres peut souvent signifier devoir ajuster ses tarifs à la baisse pour rester compétitif. 

→ Cependant, cette stratégie peut rapidement devenir dangereuse si elle n'est pas gérée correctement, car elle peut entraîner une réduction de la marge bénéficiaire et donc une diminution de la rentabilité globale de l'agence.

Pour savoir jusqu'où votre agence peut aller dans l'ajustement de ses tarifs sans mettre en danger sa rentabilité, il est essentiel de visualiser le niveau de rentabilité de chaque projet.

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Visualiser la rentabilité de ses projets c’est l’assurance de : 

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• Améliorer votre gestion financière : En ayant une vue claire de la rentabilité de chaque projet, votre agence peut déterminer les tarifs les plus appropriés pour chaque mission et allouer les ressources nécessaires de manière efficace. Cela permet de maximiser la rentabilité de chaque projet tout en évitant les pertes.

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• Identifier les projets les plus rentables et les moins rentables : En analysant le temps passé, les ressources engagées et les coûts générés par chaque projet, votre agence peut identifier ceux qui génèrent le plus de valeur et ceux qui sont déficitaires. Cette information essentielle permet d'ajuster votre stratégie commerciale et de se concentrer sur les projets les plus porteurs par la suite.

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• Négocier plus efficacement et sereinement avec vos clients : Visualiser la rentabilité de vos projets vous permet d'avoir une vision claire et précise des coûts et des revenus associés à chaque mission. Cela vous permet de fixer des prix justes et compétitifs, en évitant de sous-estimer un projet ou de proposer des tarifs trop élevés qui pourraient dissuader les clients de travailler avec vous. 

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• Fidéliser vos clients en leur proposant des offres sur-mesure : En comprenant les besoins et les attentes de ses clients, votre agence peut leur proposer des offres personnalisées qui répondent à leurs exigences tout en restant rentables. 

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• Valoriser le travail de chaque collaborateur : En mettant en lumière la contribution de chaque membre de l'équipe à la rentabilité des projets, l'agence motive ses collaborateurs et renforce leur engagement.

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Les défis de la mesure de la rentabilité pour les agences créatives

Si visualiser la rentabilité des projets est essentiel pour les agences créatives, sa mise en œuvre concrète n'est pas toujours aisée. En effet, votre agence fait sûrement face à plusieurs défis spécifiques à votre secteur d'activité qui compliquent la mesure précise de la performance : 

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1. Un manque de visibilité structurel 

Les agences jonglent souvent avec de nombreux projets simultanément, ce qui peut compliquer le suivi précis des coûts et des revenus de chaque mission. De plus, les projets créatifs sont souvent complexes et multidimensionnels, impliquant une variété de coûts et de revenus qui peuvent être difficiles à suivre et à quantifier. 

Conséquence ? La collecte et l'analyse des données de performance peuvent être fastidieuses et sujettes à des erreurs, ce qui peut fausser les calculs de rentabilité.

Et bien souvent, les logiciels de gestion de projet traditionnels ne sont pas conçus pour fournir une analyse approfondie de la rentabilité, ce qui limite les informations disponibles aux agences. Sans compter les agences qui utilisent encore Excel pour gérer leurs projets. 

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2. La combinaison des prestations vendues au forfait et au temps passé

De plus en plus d'agences créatives combinent des prestations au forfait avec des prestations basées sur le temps passé. 

Par exemple, un forfait pourrait couvrir le concept principal d'une campagne publicitaire, tandis que les adaptations pour différents médias seraient facturées à l'heure.

Cette approche qui permet de coller au plus près des besoins des clients tout en garantissant une sécurité financière à l'agence peut cependant compliquer la mesure de la rentabilité de votre projet pour plusieurs raisons :

Dans la pratique, il est souvent difficile d'estimer avec précision le temps réel qui sera passé sur un projet au forfait. Le périmètre du projet peut évoluer en cours de route, de nouveaux besoins peuvent surgir, et les imprévus sont toujours possibles. Et la multiplication des personnes impliquées sur un même projet - freelances, prestataires - vient ajouter de la complexité à la situation. 

Résultat : il n'est pas rare que les agences sous-estiment le temps nécessaire à la réalisation d'un projet au forfait, ce qui se traduit par une baisse de leur rentabilité.

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D’autre part, il est souvent difficile de distinguer précisément quelles tâches sont comprises dans le forfait et celles qui seront facturées au temps passé. Cette ambiguïté peut engendrer des conflits avec les clients et des dépassements de coûts imprévus

Imaginons un forfait pour la conception d'un logo. Est-ce que cela inclut des modifications mineures ? Si le client demande plusieurs allers-retours sur le design, devient-ce du temps passé facturable ? Un manque de précision à ce sujet peut entraîner des litiges et des dilemmes au moment de la facturation. 

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 3. La difficulté d'estimer le temps de travail des profils juniors

Les agences créatives emploient souvent des profils juniors, qui peuvent avoir du mal à estimer leur temps de travail. Cela peut s'expliquer par plusieurs facteurs :

• Manque d'expérience : Les profils juniors n'ont pas encore accumulé suffisamment d'expérience pour évaluer avec précision le temps nécessaire à l'accomplissement de certaines tâches. Ils peuvent sous-estimer la complexité de certaines missions ou surestimer leurs capacités, ce qui entraîne des écarts entre le temps prévu et le temps réel passé.

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• Apprentissage continu : Dans le cadre de leur apprentissage, les profils juniors peuvent passer plus de temps que prévu à chercher des informations, à tester différentes approches ou à corriger des erreurs.

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• Pression du temps : Les profils juniors peuvent parfois ressentir une pression pour respecter des délais serrés, ce qui les pousse à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir les tâches de manière qualitative. 

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Cette difficulté d'estimation du temps de travail des profils juniors peut avoir des conséquences importantes sur la rentabilité des projets pour votre agence :

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• Des dépassements budgétaires : Si le temps réel passé est supérieur à ce qui a été estimé, cela peut entraîner des dépassements budgétaires pour les clients et des pertes financières pour l'agence.
• Des clients déçus : Des délais non respectés ou des livrables non conformes aux attentes peuvent générer de la frustration chez les clients et nuire à la réputation de l'agence.

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4. Le forfait mensuel de temps passé, un modèle délicat à maîtriser

De nombreuses agences créatives proposent un modèle de vente mensuelle de temps au client. Cela signifie que le client achète un certain nombre d'heures de travail par mois, qu'il peut utiliser pour différents projets, tels que la gestion des réseaux sociaux ou la retouche graphique.

Ce modèle présente des avantages pour le client, tels qu'une budgétisation prévisible et une flexibilité d'utilisation des heures. Cependant, il peut être difficile pour l'agence créative de gérer correctement ce modèle.

En effet, il est essentiel de suivre de près le temps passé sur chaque projet pour s'assurer que les heures vendues correspondent réellement aux heures travaillées. Cela nécessite une gestion rigoureuse des projets, une communication claire avec les clients et une méthodologie précise de suivi des temps.

Pour les projets complexes dont la portée peut évoluer en cours de réalisation, il est important de revoir régulièrement les objectifs et les délais du projet avec le client pour éviter les dépassements de temps et les coûts supplémentaires..

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Pour faire face à ces défis qui tiennent en grande partie à la nature des prestations, il est important de mettre en place des outils et des processus adéquats, tels que des logiciels de suivi du temps, des grilles tarifaires claires et des process de validation des projets stricts.

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“L'ERP de Karanext nous a permis de relever ces défis en nous offrant des fonctionnalités avancées de gestion des projets au forfait et en régie. Nous pouvons désormais suivre à la fois le temps et les dépenses, et comparer les ventes aux réalisations pour chaque projet. Cela nous permet de piloter nos projets de manière plus efficace et d'optimiser notre rentabilité.” 

Sylvie B responsable du pôle administratif

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→ Pour en savoir plus découvrez notre article : Comment mesurer la rentabilité de son agence marketing ou d’évènementiel ?

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Comment un ERP moderne peut aider à visualiser la rentabilité des projets d'une agence créative ?

Un ERP moderne peut être un allié précieux pour les agences créatives qui souhaitent améliorer leur visibilité sur la rentabilité de leurs projets. Voici comment :

• Vision unifiée des données : Centralisation de toutes les données de l'entreprise dans une seule et même plateforme, offrant une vue complète et précise de la rentabilité de l'agence et permettant de prendre des décisions stratégiques en temps réel.

→ Il devient alors possible de consolider l'ensemble des coûts liés à chaque projet, qu'il s'agisse des salaires, des notes de frais, des frais de déplacement, des sous-traitants ou des achats de fournitures. Cette vision globale du coût réel des projets est essentielle pour une analyse précise de la rentabilité

• Gestion de projets : Suivi des temps passés, des coûts et des revenus par projet, permettant d'optimiser la rentabilité de chaque mission en identifiant les tâches les plus rentables et en réduisant les coûts inutiles.
• Gestion financière : Comptabilité, facturation, paiements et rapports financiers, offrant une vue d'ensemble des finances de l'agence et permettant de suivre les flux de trésorerie, les marges bénéficiaires et les dépenses.

• Gestion des ressources humaines : Gestion des temps, des absences, des congés et des salaires, permettant de suivre les coûts des ressources humaines et d'optimiser l'allocation des ressources en fonction des besoins de chaque projet.

• Automatiser la génération de rapports détaillés sur la rentabilité des projets. Ces rapports permettent aux agences d'identifier les projets les plus rentables et les moins rentables, et de prendre des décisions éclairées pour optimiser leur allocation des ressources.

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"Disposer de tableaux de bord personnalisés est essentiel pour suivre nos performances financières et identifier les leviers de croissance. L'ancien système ne nous fournissait pas les données dont nous avions besoin pour prendre les bonnes décisions. L'ERP de Karanext nous offre une vision à 360 degrés de notre situation financière. Nous pouvons désormais suivre en temps réel nos KPIs et identifier les domaines dans lesquels nous devons nous améliorer et les clients avec lesquels nous devrions arrêter de travailler. Julien B - CEO

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→ Pour en savoir plus, lire : Comment un ERP révolutionne la gestion des agences marketing, de communication et d’évènementiel ?

Karanext : une plateforme ERP sur-mesure pour les agences créatives

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Karanext vous propose une plateforme moderne pour gérer tous les aspects de votre activité avec des fonctionnalités spécifiquement pensées pour accompagner les agences et sociétés de services : 

• Gestion de projets : Planification, suivi, budgétisation, et reporting pour une gestion optimale de vos projets.
• Gestion des ressources : Allocation des ressources humaines et matérielles en fonction de vos besoins.
• Suivi des temps : Facturation précise basée sur le temps passé sur chaque projet.
• Création de devis et chiffrage : Établissez des devis et chiffrages précis et professionnels en quelques clics.
• Comptabilité : Automatisation des tâches comptables pour une gestion simplifiée.
• RH : Gestion de la paie, des absences, et des congés de vos collaborateurs.

Un ERP modulaire pour une intégration sans heurts et une adoption en douceur par votre équipe 

→ L'approche modulaire de Karanext permet un démarrage facilité et progressif : votre agence déploie les différents modules (RH, CRM, ERP) de manière progressive, en ajoutant les fonctionnalités dont elles ont besoin au fur et à mesure.. Cette approche évite la complexité d'un déploiement global et permet une adoption facile et sans risque.

→ De plus, l'approche par espaces dédiés permet aux utilisateurs de se familiariser rapidement avec les fonctionnalités clés de leur métier, grâce à des interfaces ergonomiques et des espaces dédiés. 

Donnez un nouvel élan à votre agence avec Karanext en obtenant une visibilité totale sur la rentabilité de vos comptes, en optimisant la planification de vos équipes et en automatisant les tâches de vos collaborateurs pour améliorer leur efficacité.

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