Dans un monde économique en constante évolution, les sociétés de services font face à des défis croissants pour maintenir leur compétitivité et assurer leur pérennité.
Au cœur de ces enjeux se trouve l'affectation des ressources, un processus stratégique qui peut faire la différence entre un projet réussi ou un échec, entre un projet rentable et un projet qui met en danger votre entreprise.
L'allocation des ressources est l'activité qui consiste à distribuer de manière optimale les actifs disponibles qui permettront de maximiser l'efficacité et la productivité sur un projet donné.
Comment optimiser l'affectation des ressources dans une société de services ?
Dans une société de services, il s’agit principalement du capital humain.
1 - Qu’est-ce que l’affectation des ressources ?
L'affectation des ressources est un processus stratégique essentiel dans la gestion de projets, particulièrement au sein des sociétés de services.
Bien les allouer consiste à répartir au mieux les bonnes personnes sur les bonnes tâches, au bon moment.
“L’allocation des ressources c’est comme assembler les pièces d’un puzzle dont il manque parfois une pièce ; chaque personne apporte une compétence spécifique qui, lorsqu’elle est bien utilisée, contribue à la réussite du projet.” Farida Azouzi - Chef de projet SIRH - FA consulting
→ Pour en savoir plus, téléchargez notre guide ultime sur l’allocation des ressources.
2 - Régie ou forfait : pour une affectation optimale des ressources
Gérer l’affectation des ressources humaines est souvent perçu à tort comme un processus qui repose uniquement sur le feeling. Certes, la dimension humaine joue le premier rôle, car la sensibilité, l’adéquation des profils pour une mission, et les affinités entre salariés sont importantes.
→ Cependant, une approche méthodique reste essentielle pour naviguer avec succès dans les complexités de la gestion de projet.
Projet au forfait : 5 étapes clés pour ne rien oublier
Dans un projet au forfait, cette allocation est particulièrement délicate, car le budget est fixé à l’avance. L'objectif est donc d'optimiser l'utilisation des ressources pour maximiser la rentabilité du projet, même si son spectre peut parfois être mouvant.
→ Une allocation efficace des ressources permet d'éviter le gaspillage, les retards et les dépassements de budget. Elle contribue directement à la réussite des projets et à la satisfaction des clients.
- Identifiez précisément les phases du projet et leurs besoins en ressources : Une compréhension claire des différentes phases à accomplir et des ressources nécessaires est la première étape.
- Évaluez la disponibilité et les capacités de vos ressources : Assurez-vous que les ressources humaines et matérielles sont disponibles et capables de répondre aux exigences du projet.
- Attribuez les ressources aux phases en fonction de leur adéquation et des contraintes du projet : Alignez les compétences avec les besoins spécifiques de chaque phase.
- Optimisez l'allocation pour éviter les surcharges ou les sous-utilisations : Répartissez les ressources de manière équilibrée pour maximiser l'efficacité et éviter le burnout des équipes.
- Prévoyez une marge de manœuvre pour les imprévus : Intégrez une certaine flexibilité dans votre planification pour pouvoir réagir rapidement aux changements et aux imprévus.
→ En maîtrisant ces bases, vous posez les fondations d'une gestion de projet efficace. La prochaine étape ? Mettre en place des outils et des processus pour faciliter cette allocation au quotidien
Projet en régie : les étapes principales pour une affectation des ressources réussie
Dans un projet en régie, le travail est facturé en fonction du temps passé par vos experts qui travaillent directement chez le client.
À la différence d'autres approches, telles que le modèle forfaitaire ou l'externalisation totale, le projet en régie offre une grande souplesse et favorise une collaboration étroite entre le client et le prestataire.
L'objectif est de s'assurer que les ressources sont utilisées de manière efficace et productive tout en respectant les attentes - parfois fluctuantes - du client et faire face aux aléas de chaque projet.
- Définissez clairement les attentes du client et les objectifs du projet : Comprenez les besoins et les attentes du client pour aligner votre stratégie de ressources avec leurs objectifs.
- Évaluez et adaptez continuellement la charge de travail : Surveillez la charge de travail pour vous assurer que les ressources ne sont ni sous-utilisées ni surchargées, en ajustant au besoin.
- Assurez une communication fluide entre les équipes et le client : Maintenez un dialogue constant pour ajuster les allocations en fonction des retours du client et des changements de projet.
- Mettez en place un suivi rigoureux des heures travaillées et des tâches accomplies : Utilisez des outils de gestion de projet ou de feuilles de temps pour suivre les contributions et l’efficacité des ressources engagées.
- Réévaluez régulièrement la pertinence des ressources allouées : Effectuez des évaluations périodiques pour optimiser la répartition des ressources et maximiser la productivité.
En suivant ces étapes pour l'allocation des ressources dans des projets en régie et au forfait, vous assurez une utilisation judicieuse et stratégique de vos ressources, garantissant ainsi le succès de vos projets.
→ Pour en savoir plus, téléchargez notre guide ultime sur l’allocation des ressources
L'apport d'un ERP moderne dans l'allocation des ressources
Même avec une rigueur exemplaire, la gestion humaine ne peut pas tout anticiper. Pour surmonter ces défis, il est essentiel de tirer parti des outils numériques disponibles.
Un ERP moderne propose une solution intégrée pour optimiser l'allocation des ressources dans vos projets au forfait et en régie. Voici les avantages concrets pour votre entreprise :
Visualisation en temps réel : réduire le temps de réaction aux imprévus
Un ERP constitue avant tout une plateforme centralisée qui intègre l’ensemble de vos processus administratifs pour vous aider à gagner en efficacité et productivité.
→ En centralisant toutes les informations de vos projets, il offre une vision globale et constamment mise à jour de la disponibilité de vos ressources. Les congés sont automatiquement intégrés à la disponibilité globale évitant les impairs. Fini les tableaux Excel dispersés et les données périmées.
→ Grâce à des décisions éclairées basées sur des données actualisées, vous améliorez la précision et l'efficacité de votre planification, vous permettant ainsi de réduire le temps de réaction aux imprévus et d'adopter une approche proactive dans la gestion de vos projets.
→ Un ERP pour l’allocation des ressources est avant tout un outil de gestion de charge de travail qui prend en compte les priorités de l’entreprise, les compétences disponibles et la disponibilité de chacun.
→ En exploitant les données recueillies sur votre projet, un ERP simplifie l'allocation des ressources en temps réel, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité, du respect des délais et des budgets, ainsi que de la satisfaction client.
Par exemple, avec l'ERP de Karanext, vous pouvez :
- Vérifier la disponibilité des collaborateurs en prenant en compte les périodes de congés et les différentes affectations projet en temps réel
- Assigner le collaborateur adéquat à chaque projet en tenant compte de ses compétences clés, de ses expériences passées et des tags présents sur son CV et son profil.
- Calculer la rentabilité prévisionnelle en temps réel grâce au calcul automatique du CJM et TJM.
- Suivre les coûts et les dépenses associés à chaque phase, permettant d'identifier les dépassements de budget et de prendre des mesures correctives.
- Contrôler en temps réel l’estimé, l’avancement et le réalisé pour prendre des mesures correctives rapidement si nécessaire.
- Consolider les données financières et comptables du projet, offrant une vision claire de la rentabilité du projet en temps réel.
- Examiner le temps que chaque collaborateur a consacré à différents projets ainsi que son taux de staffing.
- Créer ou ajuster un plan de charge optimisé en se basant sur ces données.
- Générer des tableaux de bord personnalisés permettant de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) du projet, tels que l’estimé, le planifié et le réalisé ou encore la marge globale du projet.
Reporting automatisé pour une meilleure communication sur le projets
Grâce à un ERP, vous pouvez générer des rapports détaillés sur l'utilisation de vos ressources en quelques clics tels que la marge par collaborateurs, le pourcentage d’allocation, etc... Ces données précieuses vous aident à identifier les axes d'amélioration et à affiner continuellement votre stratégie d'allocation.
→ Avec des rapports clairs et complets, vous pouvez facilement surveiller les performances et ajuster vos plans en fonction des résultats observés. Le reporting automatisé simplifie également la communication des progrès et des besoins aux parties prenantes, permettant une transparence accrue et facilitant les prises de décisions stratégiques.
Cette fonctionnalité assure que toutes les parties concernées sont informées en temps réel, renforçant ainsi la collaboration et la coordination au sein de l'entreprise.
Karanext propose un ERP moderne dédié aux bureaux d’études, cabinets de conseil et ESN. La plateforme propose une solution complète et flexible pour centraliser, piloter et automatiser la gestion de votre entreprise.
Pour en savoir plus, demandez une démonstration de la solution.
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